PROGRAMAS

Tema 5: Programas

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Este tema resuelve problemas de imprecisión en el manejo de programas durante la operación de un evento. Además hace una reflexión sobre la profunda importancia de los programas en los resultados de los eventos. Los programas son a los eventos, lo que las recetas son a la gastronomía. No puedes aspirar a tener un buen platillo si no tienes una receta.

Desarrollo del tema

A lo largo de este tema vas a aprender a entender la importancia de un programa y por qué su manejo determina el comportamiento de un evento. Un evento motivacional, por ejemplo, que excede sus tiempos en las presentaciones, puede convertirse en un evento informativo alterando por completo su resultado.

También vas a aprender a leer los programas de dos formas: Funcional y Estructural para que en caso de que existan retrasos, no generen confusión entre los participantes.

DEFINICIÓN

Un programa es una secuencia de actividades que le dice a los participantes de un evento (invitados, anfitriones, proveedores, organizadores):

 

  • Qué tienen que hacer,

  • Cuándo tienen que hacerlo y

  • En dónde tienen que hacerlo. 

Un evento organizado se logra cuando TODOS saben qué hacer, cuándo, dónde

y cómo hacerlo y esto se logra a través de un programa...

 

                                                                                                                                                            ...con excepción del "cómo", que corresponde a cada disciplina/rol determinarlo.

Cuando somos conscientes de que 3 de las 4 condiciones para lograr la buena organización de un evento se logran a partir del programa, nos damos cuenta de su importancia y por esta razón existen especialistas dedicados exclusivamente a diseñar programas.

Los programas juegan un papel importantísimo desde el inicio de los preparativos, defiendo la complejidad organizacional del evento, así como la cantidad de tiempo y material que consumirá. Por eso no es posible emitir una cotización precisa hasta que el programa no esté totalmente terminado. En tanto eso no pase, todos los costos deberán ser considerados como "ESTIMACIONES".

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El PROGRAMA de un evento equivale a la RECETA de un platillo.

GASTRONOMÍA:    Ingredientes  + Receta      = Platillo

Si quieres un pastel de limón, no usas hongos o pepitas de calabaza, ¡usas limón!

ORGANIZACIÓN:   Actividades   + Programa  = Evento

Si quieres un evento memorable, no usas palabras, usas símbolos y significados.

Los programas son tan importantes en el comportamiento del evento que determinan por completo el resultado que deseas obtener, tanto así, que existen Organizadores Especializados dedicados exclusivamente a determinar:

  • El tipo de actividades que necesita tu evento  = Ingredientes

  • El orden para mezclarlas = Receta

  • La duración que deben tener = Cantidad

... es igual que un Chef que ha estudiado durante muchos años los efectos en las combinaciones y es capaz de brindar muchos sabores en un solo bocado. Un organizador, es capaz de hacer estallar diferentes sensaciones en un solo programa.

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Si quieres un pastel de limón 

¡ponle limón!

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Si quieres un evento memorable

aprende a manejar símbolos

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Si quieres un evento informativo

aprende a usar la tecnología para hacer eficiente y divertida la comunicación

y de igual forma para las más de cien modalidades del Árbol de Clasificación de Eventos. (E.C.T. © por sus siglas en inglés). Es necesario saber combinar los "ingredientes" de cada tipo de evento, para lograr el resultado que buscas.

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Fíjate cómo de tan solo variar la duración de las actividades de un programa, puedes cambiar la naturaleza de todo evento, es decir, su comportamiento.

En el ejemplo ilustramos un error muy común presente en las convenciones.

Con  tan solo incrementar 8% la duración de las sesiones informativas, cambias todo el comportamiento de un evento.

La mayoría de convenciones quieren ser aprovechadas para fortalecer lazos de identidad entre las personas que forman una compañía, un sector o una cultura, pero la mayoría de ellas peca de exceso de información inhibiendo el potencial motivacional a cambio de contenidos que se pierden.

Acuérdate, no tiene nada de malo querer hacer un evento puramente informativo, para ello hay técnicas que hacen divertidas la transmisión de información, pero lo que está mal, es querer hacer pasar un evento de una naturaleza, por otra. Equivale a que te inviten a ver una película de un género cuando estás esperando que sea de otro. Independientemente de que sea buena, no es lo que esperabas y eso es suficiente para que te salgas del cine.

Al principio no intentes hacerlo tu, usa los modelos propuestos por el E.C.T. © y pide ayuda al Instituto Mundial de Organización para diseñarlo juntos, toma unos minutos hacerlo.

Si eres alumno y quieres convertirte en un Organizador Especializado en Diseño de Programas, pide información a tu profesor.

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DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTAL

 

Por si fuera poco el programa también da origen al "Modelo Presupuestal" del evento que debe guardar correspondencia para evitar incongruencias.

Es muy común ver eventos "INFORMATIVOS"  (conferencia tras conferencia) a los que no se les invirtió un solo centavo en el desarrollo de ponencias y en cambió gastó hasta un 15% del presupuesto en hacer show y contratar artistas.

 

Esos eventos ni son recordados por su capacidad informativa, es decir, nadie saca ninguna conclusión de los contenidos, ni por su capacidad para asombrar y celebrar.

LECTURA

Después de haber entendido la importancia de los Programas en el comportamiento, presupuesto y resultados de un evento, pasemos a entender la importancia en su empleo durante las operaciones.

Existen dos formas organizacionales de interpretar los programas, es decir, dos tipos de lecturas.

1. Lectura Funcional

Es la tradicional y está basada en horarios. Es la lectura empleada por invitados al igual que por organizadores improvisados.

Bajo la lectura funcional resulta muy complicado ajustar los cambios de horario en un programa porque al haber una demora, el resto de actividades pierde vigencia y cae en la incertidumbre.

Este es el método de lectura empleado para los invitados. Cuando hay demoras, es obligación de los organizadores usar técnicas de Comunicación Organizacional para llevar a cabo los ajustes.

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2. Lectura Estructural

Está basada en condiciones y no necesariamente está ligada a horarios. Es la lectura empleada por Organizadores Profesionales.

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El método de lectura estructural emplea el horario únicamente como referencia inicial. Sin embargo, ayuda a poner la atención del equipo organizacional en las transiciones y condiciones, más que en el horario.

Este tipo de lectura es únicamente para el cuerpo organizador

(colaboradores y proveedores).

A fondo...

Vayamos más a fondo en la comprensión de la LECTURA ESTRUCTURAL

Imagina el programa como un menú. Cuando tu contratas a un Chef para que sirva un evento, antes de que puedas escoger los platillos de una cena, te preguntará por el número de tiempos, es decir: 1. Entrada; 2. Sopa; 3. Plato Fuerte; 4; Postre, ese sería un menú de 4 tiempos, los hay de 2, 3, y hasta 10 tiempos.

 

¿Qué significa cada tiempo?, para un Chef, significa:

  • El orden que seguirá su trabajo independientemente de la hora a la que se sirvan los alimentos.

  • La carga de trabajo diferente en la cocina.

  • La coordinación de meseros y en gran medida la cantidad que necesitará.

y estos factores son independientes a los platillos que escojas, es decir, definen el punto de partida para un chef. De ahí, la complejidad de cada platillo terminará por definir el precio.

Para un Organizador es parecido:

Los tiempos de un programa marcan dos aspectos fundamentales en la operación de un evento:

  1. El número de condiciones que tenemos que generar.

  2. El número de transiciones que tenemos.

Conforme te profesionalices entenderás que los organizadores trabajamos en la construcción de condiciones, entendiendo los elementos de un entorno como sistemas y los sistemas como un grupo de variables relacionadas entre si, creando condiciones. 

Por ejemplo:

Un salón es una variable, la temperatura es otra variable, la iluminación, el sonido y ruido son otras, escenografía, mesas, sillas, manteles, material, personal de producción, meseros, anfitrionas, invitados, conferencistas, contenidos. Todo esto son variables que juegan su papel en momentos precisos y como son variables, pueden cambiar su comportamiento alterando  el resultado. 

Si al momento de lanzar la presentación falla el audio o el proyector, generará una sensación de descuido y distraerá a la audiencia. Si el salón está caliente o demasiado frío, tendrá un efecto sobre la capacidad de retención de la audiencia y así podríamos enumerar infinitas combinaciones de todo lo que podría salir mal y aun así, se presentaría una nueva combinación no considerada.  De modo que en lugar de tener una lista enorme de revisión (Check list), mejor entendemos el comportamiento de los sistema en función a sus condiciones.

Los sistemas, es decir, el grupo de variables relacionadas entre sí, interactúan entre si buscando el equilibrio.

 

¡FIJATE MUY BIEN!

Cuando vamos de una condición a otra decimos que estamos en TRANSICIÓN esto significa que el sistema entrará en desequilibrio porque las variables que forman un entorno cambian, o porque nosotros cambiamos de entorno.

 

Ejemplo 1:  Las variables que forman un entorno cambian:

Imagina que dentro de una conferencia, el presentador lleva a cabo una dinámica, levanta a las personas de sus mesas, forma grupos, y proporciona material para hacer manualidades. Dentro del mismo espacio, cambiamos las condiciones porque la interacción de las variables cambió.  En la LECTURA ESTRUCTURAL esto se considera un "CAMBIO DE TIEMPO" a pesar de estar dentro del mismo salón. 

 

 

 

 

 

La otra cara de la moneda en éste ejemplo es cuando cambiamos de conferencistas sin cambiar de tiempo porque las variables siguen interactuando igual. Así que podrías ver un conjunto de conferencias una tras otra dentro del mismo tiempo.

Ejemplo 2:  Cuando nosotros cambiamos de entorno.

Ahora imagina a un grupo de invitados desayunando en un restaurante del hotel y de pronto llega el momento de trasladarse al salón para comenzar las sesiones. Esto marca una transición porque hay cambio de condiciones aunque en el restaurante del hotel todo siga igual y en el salón todo esté bien. El simple hecho de que el sistema, en este caso, los invitados, alteren su equilibrio, mete al sistema en una transición.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

IMPORTANTE

La mayor carga de trabajo organizacional está en las transiciones que suelen durar mucho menos que las condiciones pero la mayoría de organizadores improvisados son inconscientes de esto y ponen la mayor parte de su atención en los tiempos del evento.

Por eso los Organizadores Certificados entendemos que las mayores cargas de trabajo se dan en las transiciones y nos preparamos para saber perfectamente bien lo que en cada tiempo y transición nos tocará hacer y en dónde deberemos estar para no convertirnos en elementos de inestabilidad.

El objetivo de éste tema es justamente que aprendas a preguntarte en cada tiempo y en cada transición, dónde deberás estar y qué te tocará hacer según la posición organizacional que ocupes en el evento. El cómo hacerlo es objeto de otros programas según tu especialidad y tipo de evento. 

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Conferencista

Dinámicas dentro del mismo salón y misma conferencia

Hay cambio de tiempo porque cambiaron las condiciones de interacción

Usamos dos flechas para indicar transiciones, INDICANDO UNA DISCONTINUIDAD CONTROLADA

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Conferencista 1

Conferencistas 2 y 3

NO hay cambio de tiempo porque no hay cambio de condiciones aun cuando hubo cambio de conferencistas.

Usamos una flecha 

INDICANDO CONTINUIDAD

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CÓMO SE USA

 

Durante la operación del evento, el Coordinador en el centro de operaciones lleva el control del programa y monitorea la construcción de condiciones en los diferentes sectores del evento (lugares en dónde se llevan a cabo actividades tanto de preparativos, como de operación, como de desmontaje).

Usando juntos el PROGRAMA FUNCIONAL Y ESTRUCTURAL, el COORDINADOR  toma como referencia el horario de cada actividad y lleva a cabo por radio CUATRO AVISOS Y UN CONTEO  FINAL DE 10 SEGUNDOS, antes de entrar en transición. 

Vamos a representar la secuencia de una transición entre un restaurante (al que llamaremos "B"= Bravo) en dónde están desayunando los participantes de una convención y el salón de la conferencia (al que llamaremos "F"= Fox), que está a 15 minutos de distancia.

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La línea de tiempo que aparece en la pantalla del Coordinador, en el centro de operaciones, le dice cuándo iniciar el protocolo de transición.

El Coordinador es la única persona que puede activar el protocolo de transiciones

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08:35

"Estamos a 10 minutos de la transición del tiempo 2 al tiempo 3"

Ésto escucharás por radio

08:35

1er aviso:  10 minutos antes de iniciar la transición: 

Esto permite que  cada quien revise en dónde debe estar, lo que le tocará hacer y el material que utilizará.

08:40

2do aviso:  5 minutos antes de iniciar la transición: 

Esto permite que quienes estarán en un sector diferente al que están, inicien su traslado con el material que emplearán. (Importante: Siempre verifica el material que emplearás en las transiciones antes de iniciar el tiempo anterior. Por ejemplo: Si te toca cubrir la transición del restaurante al salón, estando desde el principio en el restaurante, asegúrate de llevarte antes de iniciar el tiempo del restaurante, la señalización que emplearás en la transición. Enfócate siempre dos o tres tiempos/transiciones adelante y prepara tu propia secuencia.

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Ésto escucharás por radio

"5 min para transición"

08:44

3er aviso:  1 minuto antes de iniciar la transición: 

Activa las células organizacionales preparándolas para la operación justo en el momento en el que el coordinador marque la transición

08:44.30

4to aviso:  30 segundos antes de iniciar la transición: 

 

Todas las líneas de comunicación quedan silenciadas para poder escuchar al coordinador y/o a quien tenga un problema que impida la transición.

Es el momento durante el cual se puede interrumpir la transición si alguna de las células no está lista. 

Por ejemplo, suele pasar que en el salón, el director de la compañía pide a último momento, cinco minutos más. 

En este caso, el Director de Operaciones en el salón, alertará al Coordinador que no están listos en el salón y el Coordinador abortará la ejecución de la transición hasta que tenga el visto bueno del salón.

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Todo el sistema tanto el restaurante, como el camino hacia el salón y el salón deben reportarse listos

" 1 minuto para transición"

Ésto escucharás por radio

Los que reciben contestan primero

Fox listos para transición

Los que llevan contestan después

Bravo listos para transición

08:44.10... 9, 8

Cuenta Regresiva:  10 segundos

El Coordinador dicta una cuenta atrás 10, 9, 8 ...

y toda la célula organizacional debe ejecutar coordinadamente la transición, dando paso a la acción organizacional.

10 , 9, 8, 7, 6,...

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08:45

"TRANSICIÓN"

EL COORDINADOR DIRÁ LA PALABRA 

TRANSICIÓN Y CON ESTA SEÑAL TODO EL SISTEMA EJECUTA EL CAMBIO DE TIEMPO,

EN ESTE CASO DEL 2 AL 3

Para los Organizadores improvisados esta operación resulta complicadísima, pero para quienes estamos acostumbrados a estructurar organizacionalmente un evento, es lo contrario, es muy simple, porque lo primero que hacemos cada día es preguntar cuántos tiempos tiene el programa y luego cada quién hace un resumen así:

  1. ¿En dónde (sectores) me toca estar en cada transición y tiempo?

  2. ¿Qué me toca hacer en cada transición y en cada tiempo?

  3. ¿Qué material tengo que tener listo?

Y contestando estas preguntas cada quién sabe lo que tiene que hacer y se puede enfocar de transición a transición y de tiempo a tiempo, dejando que el coordinador lleve la secuencia del horario.

  • Un evento simple tiene entre 2 y 4 tiempos

  • Un evento normal tiene entre 5 y 7 tiempos

  • Un evento robusto tiene entre 8 y 10 tiempos

  • Un evento complejo es el que tiene arriba de 12 tiempos y es probable que demande dos células organizacionales

Por ejemplo:

La visita papal al autódromo tuvo 3 tiempos y a pesar de ser un evento con casi dos millones de personas, se consideró un evento masivo simple. El trabajo organizacional en realidad fue extremadamente simple.

En cambio, un evento de alta dirección de 30 directores, con visita a campo, puede ser considerado complejo y requerir hasta dos células de organización, operando en dos turnos. Se da el caso de que son más los organizadores que los participantes.

FORMATOS

Existen muchas formas de presentar un programa y constantemente integramos diseño gráfico y tecnología. 

En éste sentido lo único que debes tener en cuenta al momento de escoger el formato que emplearás, es la facilidad con la que  un usuario encontrará la información.

VERTICAL

POR DÍAS:  Tienes que agregar el lugar / sector

POR SECTOR: Tienes que agregar la fecha

Programa Lunes 21

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Este es el formato más común y recomendado.

La mayoría de seres humanos estamos acostumbrados a este formato y por lo tanto nuestro cerebro encuentra con mayor facilidad la información que busca.

Este es el único formato aceptado en la lectura estructural

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HORIZONTAL

Programa Lunes 21

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Este formato es muy usado en congresos durante los cuales se llevan a cabo simultaneamente conferencias y actividades en diferentes salones.

Es muy útil para el usuario que cambia continuamente de salones dependiendo de las conferencias que le interesa.

CIRCULAR

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No es muy frecuente y su uso responde más a temas estéticos que funcionales.

Sirve para ejemplificar la duración de las actividades de la misma forma que una gráfica de pie.

No se puede usar estructuralmente ni multisectorialmente. Sirve exclusivamente para los invitados de un evento que se llevará a cabo en un solo lugar.