A fondo...

Vayamos más a fondo en la comprensión de la LECTURA ESTRUCTURAL

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Imagina el programa como un menú. Cuando tu contratas a un Chef para que sirva un evento, antes de que puedas escoger los platillos de una cena, te preguntará por el número de tiempos, es decir: 1. Entrada; 2. Sopa; 3. Plato Fuerte; 4; Postre, ese sería un menú de 4 tiempos, los hay de 2, 3, y hasta 10 tiempos.

 

¿Qué significa cada tiempo?, para un Chef, significa:

• El orden que seguirá su trabajo independientemente de la hora a la que se sirvan los alimentos.

• La carga de trabajo diferente en la cocina.

• La coordinación de meseros y en gran medida la cantidad que necesitará.

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y estos factores son independientes a los platillos que escojas, es decir, definen el punto de partida para un chef. De ahí, la complejidad de cada platillo terminará por definir el precio.

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Para un Organizador es parecido:

Los tiempos de un programa marcan dos aspectos fundamentales en la operación de un evento:

1. El número de condiciones que tenemos que generar.

2. El número de transiciones que tenemos.

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Conforme te profesionalices entenderás que los organizadores trabajamos en la construcción de condiciones, entendiendo los elementos de un entorno como sistemas y los sistemas como un grupo de variables relacionadas entre si, creando condiciones. 

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Por ejemplo:

Un salón es una variable, la temperatura es otra variable, la iluminación, el sonido y ruido son otras, escenografía, mesas, sillas, manteles, material, personal de producción, meseros, anfitrionas, invitados, conferencistas, contenidos. Todo esto son variables que juegan su papel en momentos precisos y como son variables, pueden cambiar su comportamiento alterando  el resultado. 

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Si al momento de lanzar la presentación falla el audio o el proyector, generará una sensación de descuido y distraerá a la audiencia. Si el salón está caliente o demasiado frío, tendrá un efecto sobre la capacidad de retención de la audiencia y así podríamos enumerar infinitas combinaciones de todo lo que podría salir mal y aun así, se presentaría una nueva combinación no considerada.  De modo que en lugar de tener una lista enorme de revisión (Check list), mejor entendemos el comportamiento de los sistema en función a sus condiciones.

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Los sistemas, es decir, el grupo de variables relacionadas entre sí, interactúan entre si buscando el equilibrio.

 

¡FIJATE MUY BIEN!

Cuando vamos de una condición a otra decimos que estamos en TRANSICIÓN esto significa que el sistema entrará en desequilibrio porque las variables que forman un entorno cambian, o porque nosotros cambiamos de entorno.

 

Ejemplo 1:  Las variables que forman un entorno cambian:

Imagina que dentro de una conferencia, el presentador lleva a cabo una dinámica, levanta a las personas de sus mesas, forma grupos, y proporciona material para hacer manualidades. Dentro del mismo espacio, cambiamos las condiciones porque la interacción de las variables cambió.  En la LECTURA ESTRUCTURAL esto se considera un "CAMBIO DE TIEMPO" a pesar de estar dentro del mismo salón. 

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La otra cara de la moneda en éste ejemplo es cuando cambiamos de conferencistas sin cambiar de tiempo porque las variables siguen interactuando igual. Así que podrías ver un conjunto de conferencias una tras otra dentro del mismo tiempo.

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Ejemplo 2:  Cuando nosotros cambiamos de entorno.

Ahora imagina a un grupo de invitados desayunando en un restaurante del hotel y de pronto llega el momento de trasladarse al salón para comenzar las sesiones. Esto marca una transición porque hay cambio de condiciones aunque en el restaurante del hotel todo siga igual y en el salón todo esté bien. El simple hecho de que el sistema, en este caso, los invitados, alteren su equilibrio, mete al sistema en una transición.

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IMPORTANTE

La mayor carga de trabajo organizacional está en las transiciones que suelen durar mucho menos que las condiciones pero la mayoría de organizadores improvisados son inconscientes de esto y ponen la mayor parte de su atención en los tiempos del evento.

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Por eso los Organizadores Certificados entendemos que las mayores cargas de trabajo se dan en las transiciones y nos preparamos para saber perfectamente bien lo que en cada tiempo y transición nos tocará hacer y en dónde deberemos estar para no convertirnos en elementos de inestabilidad.

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El objetivo de éste tema es justamente que aprendas a preguntarte en cada tiempo y en cada transición, dónde deberás estar y qué te tocará hacer según la posición organizacional que ocupes en el evento. El cómo hacerlo es objeto de otros programas según tu especialidad y tipo de evento. 

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