Tema 3: Niveles de Organizadores

Este tema resuelve la segmentación de niveles de especialización, estableciendo con claridad las diferencias entre tres niveles tangibles, ordenados y con características bien definidas de organizadores. Así tanto los clientes tendrán una guía sobre la forma para buscar lo que necesitan, como los organizadores para escalar sus hábitos y habilidades organizacionales según en su potencial y el potencial del lugar en dónde viven. 

Desarrollo del tema

Si tu como organizador entiendes tu trabajo como coordinación de proveedores, eso harás y eso serás. Pero si te entiendes como el quien puede darle vida a fragmentos esenciales de las historias en la vida de las personas, entonces eso harás y eso serás.

De modo que es muy importante tener bien claro qué te convierte en un nivel de organizador o en otro.

Entre el 5% y 10% de Organizadores está aquí

Entre el 85% y el 90% de la oferta de Organizadores está aquí 

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Solamente un 5% de organizadores se entienden capaces de estar aquí

PROPORCIÓN DE OFERTA DE SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

ORGANIZADORES GENERALES

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Por muy bonito que se pueda ver, esto no es organizar un evento, es poner mesas y sillas, velas, foquitos, muchos foquitos y flores en un lugar bonito, y eso, eso lo hace cualquiera.

CARACTERÍSTICAS:

Su principal característica consiste en proveer coordinación de proveedores. Por lo tanto su negocio consiste en crear y tener redes de proveedores a través de los cuales prestan los servicios.  Suelen aparentar capacidad para responder por la actuación de los terceros contratados, pero en cuanto surgen inconvenientes se ven rápidamente rebasados y forman parte del problema sin capacidad para transformarlo en solución a menos de que le cueste más al cliente.

La segunda fuente de negocio la  fundamentan en la continuidad logística (sin ser conscientes ni tener metodologías academizadas para lograrla), es decir, intentan hacer que el programa fluya incluso entre las diferencias de calidad entregadas por los proveedores.

Finalmente intentan absorber actividades secundarias que distraen o le quitan tiempo a los clientes, como la envoltura de regalos, la confirmación de asistencia a un evento.

FUENTE DE UTILIDADES

Obtienen sus márgenes de utilidad del "intermediarismo",  encareciendo los servicios sin aportar valor agregado. Suelen tener márgenes pequeños y ser vulnerables antes fallas, accidentes, etc.

INFLUENCIA

Aunque son necesarios en el tejido operativo del sector, su influencia suele corromper el mercado. Continuamente son autores de prácticas desleales porque pelean las oportunidades del mercado en función a precios o a "historias falsas". 

Al ser la mayoría, ellos mismos son víctimas de lo que promueven pues los clientes ponen en sus manos tareas intranscendentes. "Jamás ver a cliente encomendarles el diseño de un programa o la redacción de un discurso".

ORGANIZADORES ESPECIALIZADOS

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Los Organizadores Especializados poseen habilidades desarrolladas en sectores específicos que les permiten dominar prácticas organizacionales.

CARACTERÍSTICAS:

Su principal característica consiste dominar el comportamiento de un tipo de eventos y/o especialidad organizacional, para alcanzar resultados medibles, cuantificables y comparables, pudiéndose comprometer a alcanzar resultados económicos como parte del cobro de sus honorarios.

Son responsables no solo del grupo de proveedores seleccionados, su desempeño y uniformidad sino también de los resultados que generan en conjunto.

Suelen tener formación profesional y especialidades académicas aunque sea en disciplinas diferentes a la organización.

  • Pueden ser Organizadores Especializados por

    • Sector: Por ejemplo, congresos médicos,

    • Disciplina Organizacional: Por ejemplo Comunicación Organizacional

    • Mixtos: Por ejemplo: Comunicación Organizacional (Disciplina) para eventos masivos como conciertos (Sector)

FUENTE DE UTILIDADES

Obtienen su utilidades de los honorarios cobrados por su conocimientos en función a los resultados generados. Por ejemplo, los organizadores de congresos médicos suelen ganar del talento que tienen para comercializar el evento entre patrocinadores como laboratorios.

También ganan de la diferencia entre el precio de adquisición y el precio de venta, pero a diferencia de los Organizadores Generales, los Organizadores Especializados aportan un valor agregado que justifica sus ganancias.

Sus márgenes suelen ser altos y no necesitan llevar a cabo prácticas desleales (aunque hay quien lo hace) porque poseen una capacidad notable para evolucionar e innovar.

INFLUENCIA

Son profesionales muy positivos para el sector de la Organización de Eventos, cuya tarea pendiente es aprender a conceptualizar su conocimiento para transformarlo en contenidos que puedan academizarse, enseñarse y refinarse.

Altas Especificaciones

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Los Organizadores de Altas Especificaciones son capaces de alinear los símbolos y significados de las personas, para confeccionar rituales a través de los cuales se construyen culturas. 

CARACTERÍSTICAS:

Se caracterizan por dominar todas las especialidades organizacionales y haber refinado su sensibilidad para identificar personas, actividades, espacios y momentos extraordinarios a través de los cuales una intención puede fluir para marcar de por vida la memoria de los participantes a un evento.

Son storytellers que emplean las técnicas más avanzadas de organización únicamente como plataforma para generar flujos de energía en espera de oportunidades esporádicas que asomen solo por un instante único e irrepetible, "sensaciones sublimes de retorno", esos momentos que nos hacen querer regresar una y otra vez en el tiempo y en los espacios.

FUENTE DE UTILIDADES

Es el nivel más rentable de la Organización de Eventos y las utilidades suelen venir de propuestas integradas por el conjunto de factores que darán lugar a experiencias. Sin embargo las proporciones sobre aquello que les genera más o menos utilidad, varía dependiendo cada evento.

Los Organizadores de Altas Especificaciones no se guían por presupuestos. Si una propuesta requiere espacios y servicios de precios elevados, seguramente quedarán integrados en el presupuesto, con tanta firmeza como aquellos que tiene un valor meramente simbólico.  

No necesitan gastar mucho para ganar mucho, de modo que al encontrarse libres de ésta presión, son personas que se dan a la tarea de encontrar la virtud y para ello aprenden a hablar el lenguaje del alma, aquel a través del cual se conecta el esfuerzo.

INFLUENCIA

Son quienes definen las tendencias en todas las ramas de la Organización de Eventos.

El dominio de sus hábitos y habilidades organizacionales les permiten forjar prácticas éticas porque saben que ningún evento es igual a otro y de nada les sirve replicar, de modo que aprenden metodologías constantes para manejar variables.  

Factores externos que definen el nivel de una plaza, (no del organizador)

Esta sección aplica esencialmente para calificar un lugar y las condiciones para ESTABLECER un negocio más que para OPERARLO. Quien es buen organizador es capaz de transformar cualquier evento en lo que necesita ser transformado, ya sea una celebración, una historia o un momento memorable. Sin embargo, es diferente establecer un negocio en un lugar cuyo perfil carece de virtud a uno en dónde existen locaciones históricas y una refinada oferta de servicios, así como costumbres del mercado por consumirlos.

Un Organizador de eventos de Altas Especificaciones certificado por el Instituto Mundial de Organización puede ejercer su trabajo en cualquier parte del mundo porque en esencia es capaz de construir experiencias a través de constantes como la historia de cada persona, los espacios, los aromas, los sabores, las luces y los rituales, a pesar de que sean diferentes en cada lugar. Sin embargo es importante reconocer que un Organizador de Altas Especificaciones  (HEEP High- End Event Planner) de Nueva York es probable que tenga un desempeño cuantitativo más alto que uno de una provincia, debido al número de opciones con las que cuenta para hacer su trabajo y el número de estímulos a los que está acostumbrado a manejar.  Ahora bien, esto no es una regla, sorprendería encontrar propuestas míticas procedentes de los lugares más pobres de un país de latinoamérica, simplemente es un factor práctico que debemos tomar en cuenta.

Si bien el entorno no debe ser condicionante para el desempeño de un organizador, es innegable que los proveedores locales determinan la calidad funcional del evento,(no la emocional). Por lo tanto un organizador que quiera combinar la simplicidad de un sentimiento genuino con la sofisticación de un platillo, en un pueblito con escasas posibilidades gastronómicas, encontrará muchas limitaciones frustrantes.

Teniendo en cuenta lo anterior, es recomendable considerar tres aspectos al momento de ESTABLECER un negocio de organización de eventos, en la plaza en dónde vive el organizador, que insisto, puede ser diferente al lugar en donde opere (pensando que la mayoría de clientes corporativos querrán hacer sus eventos fuera de esa plaza, insisto, aun así el perfil de clientes de un pueblito será diferente al de una ciudad, estarán acostumbrados a exigir y recibir diferente).

1º Usos y costumbres del mercado (clientes)... qué piden y cómo lo piden.

Por ejemplo: Detroit es una ciudad dominantemente industrial dedicada al desarrollo de tecnología automotriz, de modo que la mayoría de profesionistas son Ingenieros. 

Con excepciones contadas, cuando un ingeniero tiene en sus manos la organización de un evento, ya sea corporativo o social, está acostumbrado a ejecutar propuestas planas, de modo que para un Organizador de Altas Especificaciones resultará muy frustrante tener cliente tras cliente que en lo único que piensa es en una carpa, bocadillos y una bocina.

Si vives en Detroit entonces querrás pensar en ESTABLECER un negocio de Organización General y buscar diferenciarte a través de alguna innovación tecnológica, o  pelear, porque tienes las herramientas para ganar, por los pocos eventos Especializados o de Altas Especificaciones que haya. 

Considera también el ingreso promedio de la plaza. Si bien los eventos sociales son conceptos para los cuales las personas ahorran durante toda su vida junto con la educación y salud, una plaza industrial tendrá menos recursos tanto en el ejercicio profesional como en el social, que una plaza corporativa. Pero insisto no es un regla, porque también puede darse el caso de que seas el mejor o el único en una población pequeña, y tu negocio encontrará resonancia sin importar el nivel dentro del cual te desempeñes.

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Los Organizadores de Altas Especificaciones son capaces de alinear los símbolos y significados de las personas, para confeccionar rituales a través de los cuales se construyen culturas. 

2º Nivel de Proveedores y Locaciones en la Plaza. 

Este es un factor importante que puede convertirse en una gran limitación cuando tienes referencias internacionales y quieres establecer tu negocio en una plaza con un nivel mediocre en los servicios prestados por terceros.

PROVEEDORES

Tu negocio tendrá resonancia mientras la audiencia sea local, pero en el momento en el que tanto participantes como proveedores lleguen de fuera con un nivel superior, tus esfuerzos se verán comparados.

Es muy desgastante establecer un negocio que no embona con el perfil de la plaza. De modo que la recomendación es comenzar de acuerdo a la calidad y capacidad instalada de la misma y gradualmente desarrollar el sector siempre que tengas en "vida latente" tu capacidad real. Por ejemplo, en mi caso, viví durante muchos años en una ciudad industrial en el centro de México y acoplé con mucho éxito mi negocio a niveles de especialización e incluso llegué a bajarlo a niveles generales sin perder mi capacidad de altas especificaciones. Como respuesta, cuando mis clientes tenían eventos extraordinarios, los asignaban directamente a mi compañía quien se veía en aprietos por la calidad de la plaza. Hoy, esa plaza ha comenzado a ofertar calidad en mayor cantidad y es posible hacer combinaciones entre locaciones históricas y buenos proveedores.

LOCACIONES

Aun cuando hasta la población más pobre del mundo tiene locaciones para llevar a cabo sus eventos, es diferente contar con museos, plazas y espacios que suman valor a las propuestas.

Las locaciones son importantes pero tanto o más es su disponibilidad y acondicionamiento para eventos. Roma, en Italia, por ejemplo, es una ciudad plagada de locaciones memorables, prácticamente imposibles de utilizar. En cambio, Tulum en el Caribe Mexicano, es un desarrollo de varas y follaje con playas extraordinarias, que ha alcanzado niveles extraordinarios de calidad en cantidades significativas.

Toma en cuenta la combinación del nivel de estos dos factores (proveedores y locaciones) al momento de establecer el nivel de tu negocio en una plaza.

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Los proveedores mediocres pueden ser una gran limitante para la OPERACIÓN de un evento.

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Es diferente operar plazas con potencial, es decir, con locaciones y proveedores que ofrezcan calidad en cantidad. 

3º COMPETENCIA. 

Finalmente tus colegas. Revisa el nivel de tus colegas y si los encuentras elementales puedes tener la certeza de que tus ventajas serán notorias. Pero si por el contrario su nivel despierta en ti curiosidad y no entiendes la complejidad de las prácticas locales, es evidente que tu formación requerirá refinamiento.

 

Existen pocos lugares en el mundo en donde un Organizador de Altas Especificaciones Certificado por el Instituto Mundial de Organización se sienta rebasado por las prácticas locales. Quizá uno de ellos es el Reino Unido, en donde el linaje de ciertos tipos de Eventos de Altas Especificaciones, responde a tradiciones elaboradas a través del tiempo, y aun teniendo formación académica que los propios ejecutores de los eventos en la plaza no tienen, resulta complejo entender el tramado que ofrece entregables espectaculares, genuinos y memorables.

De modo que echa un vistazo al gremio del lugar en donde quieres poner tu negocio y en función a estos factores, determina el mejor nivel para comenzar.  

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Existen lugares en el mundo en donde aun cuando los organizadores carecen de formación académica, su ejercicio resulta genuino, espectacular y memorable.

CONCLUSIONES

Entender el nivel dentro del cual desarrollas tu negocio, te permite refinar tu práctica profesional y diferenciarte.

Ya hemos hablado de las ventajas de diferenciarte, margen, condiciones comerciales preferenciales, posicionamiento entre los proveedores, prestigio. Quizá sea suficiente ser un Organizador General debido al perfil de tu plaza, siempre que academices tu formación, te tomes en serio y entiendas a fondo la responsabilidad que descansa en tus manos.

 

Cancún, en Quintana Roo, México, por ejemplo, es un destino abusado tanto por proveedores como organizadores que piensan que existen suficientes clientes en el mundo como para defraudarlos a todos y seguir manteniendo vivo el destino. La verdad es que Acapulco en el Estado de Guerrero, también en México, pensó lo mismo y terminó sumido en una espiral de violencia local.

Se responsable, se congruente. No puedes aspirar a ser un Organizador profesional cuando ni siquiera puedes ser puntual para llegar a una cita; dejar de contestar correos no prioritarios, o que te cuesta trabajo contestar porque es para dar una negativa; o mucho menos dejar de pagar puntualmente tus compromisos, teniendo los recursos para hacerlo. Todas estas son prácticas comunes de personas improvisadas lejos de poder entender el Principio Universal de Orden:

 

"El orden se establece de adentro hacia fuera y se propaga de lo particular a lo general"

 

El Instituto Mundial de Organización actúa con mucho rigor frente a quienes buscan alcanzar los niveles más altos y son incapaces de modificar en lo personal, las conductas necesarias para alcanzarlos.

Recuerda que de nosotros dependen momentos únicos e irrepetibles y no podemos permitir que por omisiones en nuestra formación, estos se distorsionen o se echen a perder, porque estamos hablando de la vida de las personas, empresas, pueblos, culturas y así, de la historia de la humanidad.