Tema 01: Carátula
Este tema te enseña a crear un punto de partida de cualquier proyecto.
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La Carátula es una Estructura Organizacional Universal y dentro de ella encuentras el marco de referencia que necesitas para encaminar los esfuerzos hacia los objetivos deseados, tomando en consideración el tiempo disponible para materializar el proyecto, perfil de los usuarios, antecedentes y marcos restrictivos, es decir, todo lo que tienes que tomar en cuenta y tener presente a lo largo del proyecto.
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Desarrollo del tema
La carátula pertenece a las ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES UNIVERSALES que son aplicaciones de conocimiento científico, utilizables en cualquier tipo de escenario organizacional., acuérdate, cuando escuches hablar de ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES UNIVERSALES y de PRINCIPIOS UNIVERSALES ORGANIZACIONALES, significa que estás frente a conocimiento que puedes utilizar en todo momento y en cualquier lugar, sin importar el tipo de proyecto o problema organizacional, son muy poderosas.
La carátula es un molde para vaciar aquellos datos que son importantes para los responsables de un proyecto, permitiéndonos:
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Separar
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Clasificar
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Ordenarlas
... y volverlas a unir evitando "Inversiones Secuenciales"
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Regla de Inversión Secuencial
Una inversión secuencial, genera siempre una discontinuidad.
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La carátula tiene 6 secciones:
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1. Datos Generales
2. Fechas
3. Clasificación
4. Perfil
5. Objetivos
6. Marco de Referencia
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HOJA 1
La primer hoja de la carátula contiene, además de la información de contacto, información de referencia objetiva, es decir, datos que vienen de criterios numéricos o estandarizados.
Por ejemplo, la Sección 3: Clasificación de la Carátula viene del Árbol de Clasificación de Eventos (E.C.T. © por sus siglas en inglés) y nos explica el comportamiento de un evento en función a su naturaleza.
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Imagínate un evento como algo vivo que tiene un comportamiento en función a las actividades que forman el programa. Si hay muchas conferencias tu evento será informativo, pero si dentro de esas conferencias las personas interactúan con base en esa información, entonces será un evento informativo-interactivo y si en cambio, las personas son influenciadas emocionalmente, sería un evento motivacional.
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Esto es importante porque las personas se hacen una idea y se vuelven receptivas en función a las expectativas definidas por el tipo de evento. Imagina que tu pareja te invita a ver una película de suspenso y resulta ser una película infantil. Aunque ambas películas puedan ser buenas, tu estado de ánimo podría bloquear la segunda porque estaba esperando otra cosa.
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Para que un evento se comporte de una manera eficiente, (porque no por hacer 10 horas conferencias y que sea informativo, significa que informa), hicimos modelos combinando el orden y la duración de las actividades y así nació el Árbol de Clasificación de Eventos E.C.T. © que verás más adelante.
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En la Sección 3: Clasificación de la Carátula queda plasmada el comportamiento del evento y en función al nivel de formación del organizador, sabrá como confeccionar un programa y cómo distribuir su presupuesto para lograr de una manera espectacular, única e irrepetible, el efecto que quiere.
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Lo mismo pasa con la 4. Sección de Perfil solo que aquí usamos datos de clasificación más sencillos.
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El perfil antropológico se refiere a la raza, religión y cultura.
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El Perfil SE se refiere al Socio Económico, una clasificación establecida por criterios de estadística ajenos a la organización, empleados mayormente por la mercadotecnia.
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Una persona A es un persona muy muy muy rica, mientras que una persona del grupo D es una persona muy muy muy pobre.
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Esta clasificación SE la usamos únicamente como guía marginal, porque lo que hemos aprendido es que una persona no modifica su comportamiento por la cantidad de recursos que tiene sino por el conjunto de valores. Por ejemplo, si alguien D se saca la lotería y se lleva a vivir con él a su abuelita, a su mamá y rinden culto a sus creencias religiosas, aun cuando tenga mucho dinero será considerado por nosotros como D.
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ES SUPER IMPORTANTE QUE ENTIENDAS QUE...
No se trata de etiquetar a las personas para juzgarlas sino para tratar de resumir sus comportamientos, intereses, necesidades, es decir, su móvitos.
Una primera comunión para nuestro el ganador de la lotería, sería igual a una primera comunión de un pueblito, pero con mucha espectacularidad. No quisieras proponer caviar, porque simplemente el paladar de los invitados no acostumbra ese sabor. Seguramente un pollo con mole cocinado por ellos mismos les gustará más y tu podrás darle significado a esa iniciativa, que al final acuérdate que esa es la labor de un organizador de eventos.
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HOJA 2
Es muy fácil porque se trata de establecer los objetivos del proyecto, es decir, lo queremos que pase una vez concluida la participación del organizador.
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Ahora bien, a veces resulta sorpresivo tener que poner en términos cuantificables y comparables los resultados de un evento, especialmente eventos sociales. Cuando no sea necesario hacerlo, entonces deberás colocar en los objetivos aquellas lecturas lo más apegadas a la realidad de modo que al terminar el evento puedas acercarte a tus clientes y demostrarles los resultados, lo cual te ayudará no solo a que te paguen contentos, sino a que te recomienden.
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Se cuidadosa/cuidadoso al momento de preguntar por los objetivos del evento. Si bien hacerlo despierta en tus clientes una sensación de profesionalismo, al no esperarlo suelen sentirse invadidos. Escoge muy bien tu estrategia para entender a qué quieren llegar y trata de ser lo menos intrusivo posible.
Otro secreto que guarda la carátula es el tema del mensaje...
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Acuérdate:
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"El mensaje es todo aquello que quieres transmitir pero no puedes decir"
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Si te invitan a cenar, encontrar la mesa puesta y la cena preparada, velitas en el camino, música y la chimenea prendida, te hará sentir importante, pero tus anfitriones no te dirán "mira que importante eres". Si en cambio llegas y tu anfitrión se asoma por la ventana de su cuarto gritándote... ¡ahorita bajo!, aun cuando te diga que eres importante y abra su mejor botella de vino, sentirás lo contrario.
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Los organizadores de altas especificaciones nos guiamos del mensaje porque recuerda que usamos la pureza de la intención como hilo conductor para regular la intensidad del evento.
Finalmente los Antecedentes te sirven para dos cosas:
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1. Entender las referencias tomadas por tu cliente para concebir su evento. Aquí te darás cuenta de lo poquito que esperan tus clientes de los organizadores cuando no saben todo lo que puedes hacer.
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2. Los términos (palabras, vocabulario) que deberás usar en tus propuestas y comunicación con tu cliente, para que permén.
Principio Universal de Interacción:
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"La pureza de la Intención determina la calidad de la relación"
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¿Qué te transmite esta foto?
¿Fué necesario adornar el entorno para darle lugar a la historia?
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Cuando determines el mensaje, intenta identifica la pureza de la intención para que sea eso y no la ornamentación, quien marque el corazón de los participantes a un evento.
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HOJA 3
El MARCO RESTRICTIVO es muy muy muy importante porque además de protegerte ante omisiones del cliente en caso de que se presenten y no te haya dicho, te sirve también para dirigir tu atención y la de todos (colaboradores, proveedores) hacia aquello que es importante para tu cliente.
También puedes usarlo para definir objetivos. Sí, como ya dijimos, muchas veces a las personas les cuesta trabajo establecer objetivos de su evento, pero no les cuesta trabajo decir que sí y que no quiere que pase, y todo esto tu lo traduces en objetivos y mensajes.
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Si al momento de estar en la sección de objetivos ves que tu cliente se traba, bríncate a esta sección y después tratas de regresar.
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LOS RIESGOS INDICADOS
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En términos funcionales esta es la sección más importante de la carátula porque existen riesgos inherentes al proyecto, a un lugar, a una condición social y estipularlos con claridad hacen que la responsabilidad sea compartida con el cliente.
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Más adelante vamos a ver la Pirámide de Prioridades Organizacionales y luego aprenderás a hacer Visitas de Inspección. Ambos temas unidos te enseñan a identificar los riesgos indicados de un proyecto y en función a ellos desarrollamos parámetros de operación para que todos los participantes (cliente, invitados, colaboradores, proveedores, autoridades) se adhieran a ellos sabiendo que si se alejan, estarán en riesgo sin que sea tu responsabilidad.
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LA FECHA y LA FIRMA son INDISPENSABLES porque convierten tu carátula en un contrato dentro del cual el cliente es consciente de la dirección que tendrán los esfuerzos organizacionales, las implicaciones presupuestales para alcanzar objetivos, transmitir mensajes y mitigar riesgos.
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Aunque no lo parezca, toda esta información queda en la cabeza de todos los participantes a un eventos (cuando hagas pública la carátula omite la hoja 1 y cuida la descripción de las hojas 2 y 3), formando parte de la Arquitectura del Pensamiento Organizacional.
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