Tema 1: Introducción a la Organización Profesional de Eventos

Este tema resuelve el problema de diferenciación que enfrentan quienes se dedican a la Organización Profesional de Eventos y son percibidos por el mercado de la misma manera que la competencia improvisada, obligándolos a empobrecer sus propuestas económicas, creativas y conceptuales.

Desarrollo del tema

Este es el primer paso que das para aprender a diferenciarte empleando la organización entendida como ciencia.

Saber diferenciarse determina muchos aspectos en la vida de una persona, una marca, un país o una cultura, definiendo la identidad de quien emite los parámetros de referencia, así como el sentido de pertenencia de quienes responden a ellos.

Por ello, el Instituto Mundial de Organización ha escogido EL CONOCIMIENTO como el factor de diferenciación más duradero y valioso que lejos de perder vigencia como la pierden las innovaciones tecnológicas o las tendencias de moda, permite a nuestros alumnos avanzar siempre hacia delante. Es diferente que los clientes escojan a un organizador de eventos porque tuvo acceso a un avance tecnológico, a que lo escojan porque sabe cómo transmitir mejor que nadie un mensaje, sabe hacer sentir mejor que nadie una intención, o contar mejor que nadie una historia a través de los ambientes que costruyó. El primero dejará de ganar dinero y ser contratado cuando la tecnología quede obsoleta y/o tenga mucha competencia, mientras que el segundo siempre ganará más entre mejor refine sus conocimientos.

De modo que si vamos a invertir en diferenciarnos, creemos que el conocimiento resulta ser la herramienta más valiosa y en éste sentido la organización entendida como ciencia natural apenas surge como una nueva disciplina del conocimiento humano,dando lugar a  nuevos y emocionantes descubrimientos dentro de los cuales los organizadores encontrarán la seguridad para diferenciarse porque son capaces del alcanzar resultados no solo como producto de su experiencia, sino también como producto de la comprensión del fenómeno que genera una y otra vez el resultado deseado, independientemente de las condiciones externas, la tecnología o las modas.

Balance entre símbolos y significados

En el Instituto Mundial de Organización hicimos un grupo de experimentos que consistieron en enfrentar propuestas comerciales para bodas, es decir, compuestas por decoración, iluminación, flores y producción espectacular, con propuestas profesionales cuyo eje conductor llevaba a las parejas por un recorrido a lo largo de los simbolos y significados construidos en su relación, dejando en un plano secundario la ornamentación.

Solamente en uno de los cincuenta ejercicios realizados, la  propuesta  comercial ganó y esto se debió a la premura con la que se requería llevar a cabo la celebración. El resto de los 49 casos fueron arrebatados con facilidad por las propuestas profesionales.

Sin duda alguna los costos menores jugaron un papel importante pero no fueron determinantes dado que todas las parejas contaban con presupuesto suficiente para adquirir cualquiera de los planteamientos. Fue el manejo del storytelling tejido entre los espacios, aromas, sabores, luces y secuencia de actividades acentuando los símbolos de las parejas y de las familias, lo que en resumen enclinó cada decisión.

Video

A lo largo del video tocamos 3 formas de lograr la diferenciación: Conceptual, Funcional y Trascendental.

Te recomendamos primero ver el video, luego estudiar el tema yendo y viniendo al video según las métricas indicadas en cada sección.

Estructura del Tema

Este tema posee 3 grupos de ideas + conclusiones, que te ayudarán a diferenciarte desde el principio y dirigirán tu atención hacia donde encontrarás resultados contundentes, vigentes y duraderos para que puedas forjar tu prestigio y establecer tus condiciones.

Producción

vs

Organización

del min 00:00 al 02:52 min

1

Idea Principal

Aprende a diferenciarte diferenciando.

Es muy diferente ser decorador, productor, escenógrafo o chef, a ser Organizador.

Los primeros forman segmentos de un evento, mientras que los organizadores son quienes integramos todos los segmentos. 

Caso

Es muy común encontrar personas atendiendo a licitaciones de eventos mediante propuestas vistosas, muy ornamentadas que prometen abrazar un gran ambiente. Ante esta tendencia muchos organizadores comenzaron a competir con productores, diseñadores, floristas e incluso cheffs, olvidando el entregable de su actividad profesional.

En 2010 Kelllogg convocó a varios proveedores de eventos para hacer su convención, llegando un grupo nutrido de propuestas, maquetas, renders y hasta disfraces.

El único Organizador profesional llegó con las manos vacías pero la mente y corazón llenos de un profundo conocimiento de la disciplina y fué quien se quedó a cargo del evento, incluso considerando la contratación de algunos de los productores, decoradores, floristas y creativos representados por las agencias productoras.

Conclusión

El caso de Kellogg 2010 es solo un ejemplo de la cotidianeidad en la vida de los Organizadores del Instituto Mundial de Organización, quienes están acostumbrados a ganar las licitaciones por saber demostrar el dominio de la disciplina que incluye la capacidad para integrar incluso a sus competidores cuando por el contrario, los competidores no son capaces de integrar a los organizadores.

Si eres Organizador enfócate en tu entregable y acostumbra a tus clientes a que las propuestas creativas, vengan después, porque sin capacidad para organizar, hasta el mejor escenario se vuelve un cascarón vacío.

Organización Profesional

del min 02:52 al 05:57 min

Ventajas de Profesionalizarnos

del min 05:57 al 10:28 min

2

Aprovechamos este espacio también para comentar algunas ventajas que ofrece la profesionalización.

Si vas a poner un negocio de organización de eventos o eres dueño de uno que ya está en operación, puedes contratar especialistas por proyecto sin tener la carga laboral una vez concluido.

 

Si eres freelance, es muy poderoso ofrecer tus servicios a diferentes clientes (organizadores), que hablan el mismo idioma.

En el video hacemos comparaciones entre las limitantes de quienes se aferran a sus métodos y los beneficios que gozan otras disciplinas unificadas. 

Idea Principal

Ahora que sabes que puedes diferenciarte desde la organización, aprende a dominarla poniendo atención en lograr su entregable y encima de él, podrás poner toda la decoración y el espectáculo que quieras.

Entregable de la Organización

 

CONTINUIDAD

CASOS

Los organizadores somos quienes construimos condiciones de continuidad y nuestro campo de acción son todos los escenarios de discontinuidad.

Cuando nos referimos a la organización de eventos, la continuidad está ligada a las emociones y para poder alcanzar los niveles emocionales más sensibles, debemos seguir un camino a lo largo del cual vamos uniendo diferentes aspectos del programa

usando la Pirámide de Prioridades Organizacionales PPO, una Estructura Organizacional Universal que veremos más adelante. Sin continuidad emocional, es imposible alcanzar estos niveles que son los que hacen un evento memorable.

La falta de comprensión en la arquitectura organizacional no solo pone en riesgo la continuidad emocional, sino incluso la continuidad funcional es decir, la vida:

Durante la reunión anual a la Meca, en 2015 se produjo una estampida humana que cobró la vida de 717 personas delante del "organizador" quien a pesar de tener experiencia de décadas, no poseía estructura académica para entender cómo construir condiciones de continuidad y por estar centrado en otros aspectos, olvidó garantizar la base de la pirámide.

Otro ejemplo sobre la falta de comprensión organizacional que pudo haber terminado en tragedia se dió durante el festival Tomorrowland en Barcelona el 30 de Julio de 2017, cuando el escenario entró en llamas.

Hay decenas de ejemplos sobre el alto costo que cobra la falta de comprensión organizacional a pesar de la experiencia de quienes se dicen organizadores y simplemente son productores, decoradores, floristas, etc. con iniciativa.

Conclusión

Ahora que entiendes que el entregable de la Organización es la CONTINUIDAD y que sigue un camino tanto funcional como emocional, el siguiente paso es comenzar a entender éste camino. 

 

Justamente para eso estás estudiando en el Instituto Mundial de Organización, para que sin necesidad de tener que pedirle a tus clientes que gasten dinero en espectacularidad, puedas alcanzarla a base de metodología.

Escenario desolador en la Meca, 2015, que enfrentó quién tenía experiencia y no tenía estructura académica para entenderla.

Organización 

Profesional 

de Eventos

del 10:28 min al 13:17 min

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Idea Principal

Aprende también a diferenciarte porque entiendes y eres capaz de transmitir la trascendencia de tu trabajo en la vida de las personas.

Los Organizadores de Eventos somos los responsables de la narrativa vivencial en tiempo real, de la humanidad.

Fijate bien porque de que entiendas este concepto depende en gran medida la facilidad con la puedas diferenciarte, no importa si eres Organizador o un proveedor asociado a la Organización de Eventos, entender la importancia fundamental de tu labor le dará un giro a tu negocio.

CASOS

A lo largo de tu formación como Organizador Profesional entenderás el valor que tienen las creencias en la vida de los seres humanos y aprenderás a manejar con respeto y ventaja símbolos y significados. 

En el principio de la humanidad, de las religiones, naciones, empresas, incluso de las relaciones en pareja, los símbolos y significados juegan un papel contundente en la construcción de motivos que guían la conducta de las personas. De esto se dieron cuenta los líderes y así dieron lugar a la narrativa, al storytelling de la humanidad a través de historias que alineaban la conducta de los pueblos. Sin embargo, las historias por si solas no siempre eran los suficientemente fuertes para lograr el efecto deseado, de modo que el ser humano aprendió a tomar fragmentos de ellas para hacerlas vivenciales y que de ésta forma las personas pudieran hacerlas suyas.

 De las historias y de la necesidad primaria de compartir por medio de la celebraciones, nacieron los eventos que luego dieron paso a los rituales fortaleciendo las culturas a través de las cuales se forjan hoy en día los lazos de identidad conductual de todos los seres humanos alrededor del mundo.

De modo que la vocación de un Organizador de Eventos, consiste en darle vida a fragmentos del storytelling de las personas ya sea expresadas desde su parte personal, religiosa, emocional, como son los eventos sociales, o desde su parte profesional, como son los eventos corporativos, comerciales, académicos, o cualquier otra manifestación de interacción humana (política, deportiva, recreativa, etcétera, el Árbol de Clasificación de ventos tiene más de 100 modalidades).

Visto así, entendemos que lo importante detrás de cualquier tipo de evento, es la historia que contar y nosotros somos quienes desarrollamos los hábitos y habilidades para contarlas a través de los espacios, luces, sonidos, olores y sabores, para que en un fragmento de tiempo, las personas experimenten sensaciones propias de vivir y ésto por simple que parezca, determina en gran medida la manera cómo las personas aprenden a celebrar, a estar contentas, a motivarse.

Conclusión

Usamos el conocimiento Organizacional como plataforma para contar historias, porque no podemos permitier que la intención quede distorsionada por algún detalle u omisión que empañó la articulación del programa formado por muchos actores sin guión (refiriéndonos a invitados, clima y otros factores fuera de nuestro alcance) actuando durante una única puesta en escena, unidos todos a través del lenguaje universal de la celebraciones. 

Nuestro sector es el sector supremo de las emociones, por encima del cine, la música y otras artes que son tangibles y repetibles. Nuestro trabajo corre un a vez y deja huella, o no.

Conclusiones

del 13:17 min al 15:44 min

Ideas Principales

Diferenciarte te permite establecer tus condiciones, mejorar tus márgenes, escoger a tus clientes y todo lo que tienes que hacer es aprender a darle sustento al conocimiento que incluso ya tienes.

 

Durante este tema te ofrecimos varios aspectos para que desde éste momento la percepción que tienes tu y los demás sobre la organización de eventos, te diferencíe y puedas comenzar a construir argumentos comerciales que te distingan facilmente sobre los demás.

 

Hoy ya sabes que el entregable de la Organización es la CONTINUIDAD, la comprensión conceptual de la organización es la primera diferenciación que solamente poseen los alumnos del IMO diferenciándolos frente a personas que afirman dominar la disciplina sin ser capaces siquiera de entenderla conceptualmente.

El segundo factor de diferenciación que te liberará, es saber que tu vendes CONTINUIDAD y no foquitos, ni flores, ni show, ni decoración y que antes de contratar a profesionales en cada una de estas ramas, existen factores mucho más importantes que cuidar, como la SEGURIDAD, la CONTINUIDAD DE MENSAJE y LA CONTINUIDAD EMOCIONAL.

Finalmente hoy puedes agregar el peso del Storytelling/narrativa, a tus servicios profesionales como organizador de eventos y diferenciarte frente a tus clientes, haciéndoles ver el valor de sus historias en cualquier tipo de evento, ambas habilidades (CONTINUIDAD Y NARRATIVA) las desarrollaremos a lo largo

de los programas del IMO.

Profesionalizar la Organización significa unificarla sobre bases sustentadas científicamente que nos garanticen la vigencia del conocimiento, aportando grandes beneficios y flexibilidad que nos permiten interactuar entre todos mejorando márgenes y efectividad.

 

Métricas del Video

1.   Diferencias entre Producción y Organización:  Del 00:00 min al 02:52 min

2.   Diferenciación Conceptual:  Del 02:53 min al 05:57min

2.1 Beneficios de la Organización Diferenciada Profesionalmente: Del 05:58 min al 10:28 min

3.   Diferenciación Trascendental de un Organizador de Eventos:  Del 10:29 min al 13:17 min

4.   Conclusiones: Del 13:18 min al 15:44 min

Datos del Video

Autor:

Fecha:

Histórico de Actualizaciones:

A. J. De Rosenzweig

Agosto 2019

Actual: Agosto de 2019

Sin actualizaciones