Tema 10: Global Organization Method G.O.M. ®

Este tema es la introducción al Global Organization Method G.O.M. ® método empleado para materializar proyectos de cualquier tipo.

El G.O.M. ® resuelve CUATRO problemas principales, presentes durante la ejecución de proyecto:

  1. Ordena pasos (etapas) todas las actividades involucradas en un proyecto.

  2. Unifica la estructura de cualquier tipo de proyecto, a través de un sistema simplificado manejable para todos.

  3. Proporciona visibilidad evitando que los participantes se atrasen o se adelanten, facilitandoles saber qué tienen que en cada etapa.

  4. Clasifica las actividades permitiéndonos asignarles códigos de color así como acomodarlas en función al mejor momento para llevarlas a cabo.

Desarrollo del tema

El objetivo de éste tema es ayudarte a trazar en tu mente el sendero por pasos que seguirás para llegar hasta una meta.

Para ello utilizaremos el formato que te proporcionamos, la guía en el video y desarrollo del tema.

 

Verás que una vez terminado el ejercicio, además de tener tu plan hecho, habrás clasificado las actividades y podras darle visibilidad a los demás.

El G.O.M. ® está formado por:

FASES

que contienen

ETAPAS

que contienen

ACTIVIDADES

3 Fases

ESTRUCTURA DEL G.O.M.®

Todas las Etapas tienen la misma estructuctura

FASE PASIVA

1. ETAPA DE INVESTIGACIÓN

2. ETAPA DE ANÁLISIS

3. ETAPA CREATIVA

4. ETAPA SELECCIÓN Y CUANTIFICACIÓN

5. ETAPA DE PLANIFICACIÓN

6. ETAPA DE PRESENTACIÓN

7. ETAPA DE DECISIÓN

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En las etapas

van ordenadas 

las actividades

G.O.M. ®

GLOBAL

ORGANIZATION

METHOD

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FASE ACTIVA

1. ETAPAS DE DESARROLLO

2. ETAPAS DE DESARROLLO

3. ETAPAS DE DESARROLLO

4. ETAPAS DE DESARROLLO

5. 6. 7.  ... las que sean necesarias. 

8. ETAPAS DE PREOPERACIONES

9. 10. ... pueden ser unas cuántas 2 a5 

11. ETAPAS DE OPERACIONES

      Corresponden al programa

FASE DE

RETROALIMENTACIÓN

1. ETAPA DE VACIADO

2. ETAPA DE CLASIFICACIÓN

3. ETAPA DE CONCEPTUALIZACIÓN

4. ETAPA DE ESTUDIO

5. ETAPA DE RESULTADOS 

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ESTRUCTURA continuación . . .

La FASE PASIVA 

  • Tiene 7 Eapas que SIEMPRE serán las misma y seguirán el mismo orden.

Luego viene la FASE ACTIVA que tiene:

  • Un número indeterminado de Etapas de desarrollo (preparativos).

  • Unas cuantas Etapas de Preoperaciones (preparativos a detalle unos cuántos días antes del evento) 

  • Y Etapas de Operaciones que están relacionadas prácticamente al número de días del evento.

Finalmente viene la FASE DE RETROALIMENTACIÓN

  • Con 5 Etapas que SIEMPRE serán las mismas y seguirán el mismo orden 

IMPORTANTE

Todas las ETAPAS tienen la MISMA ESTRUCTURA, es decir, están compuestas de 6 Secciones:

Las 3C´s

  • Actividades Criticas

  • Actividades Conductoras

  • Actividades Complementarias

Lo que necesitarás en esa etapa para llevarla a cabo

  • Información

  • Decisiones

  • Recursos

Y un espacio para

  • Notas Generales

Fíjate cómo si importar de qué FASE se trate, la estructura de las ETAPAS siempre es la misma.

Esto le permite saber en dónde encontrar a cada quién, lo que le toca hacer en cada etapa del proyecto

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Las 3 Cs

 

Las actividades van estar clasificadas PRIMERO por su nivel de prioridad

Luego por colores de acuerdo a la Célula Organizacional

Así es súper fácil que cada quién identifique lo que le toca hacer en cada etapa, dependiendo de la posición de la Célula Organizacional en la que le toca estar

Hasta abajo

Encontrarás los cuadros para poner lo que necesitarás para realizar esa etapa, clasificado entre 3 categorías:

  1. Información

  2. Decisiones

  3. Recursos

EXPLICACIÓN DE LAS FASES 

Son los grandes contenedores y son UNICAMENTE TRES

1. FASE PASIVA

 

Se llama FASE PASIVA porque durante éste periodo el proyecto NO SE CONSIDERA ACTIVO, es decir está en una etapa de estudio de viabilidad en todas sus líneas y pudiera no sea realizable.

De modo que durante ésta etapa evitamos hacer compromisos que en caso de resultar inviable, nos obliguen a cubrir costos que se convertirían en pérdidas. 

Durante ésta etapa evitamos tomar decisiones, hacer contrataciones y gastar dinero en aspectos que no estén relacionados directamente con la generación del marco de referencia.

 

Por ejemplo, hablando de eventos, es frecuente encontrar quienes comienzan a hacer invitaciones, o apartan una iglesia o salones para eventos sin ni siquiera haber hecho un análisis de opciones. Como consecuencia, es frecuente ver cómo eventos fracasan por coincidir con días feriados, el inicio de la época de lluvias y un sinnúmero de situaciones que pudieron haber sido previstas y en función a ellas, escoger otra fecha, otra sede etc.

En la otra mano, debemos entender la importancia de los gastos en la construcción de un marco de referencia sólido, que debemos hacer durante ésta fase.

Por ejemplo: En el caso de los  eventos, los viajes de locación, (inspección/scouting) permiten construir una radiografía del destino/instalaciones/facilidades que permiten adaptar el presupuesto, la propuesta creativa  y otras limitantes, a la oferta disponible. Gracias a los viajes de inspección, es posible enriquecer las combinaciones para cada subevento del programa. Un viaje de locación es tan importante que si hubiese que escoger entre ir a locacionar o ir a operar, la decisión correcta sería la primera y luego, si el organizador es experimentado, podría operar remotamente el evento.

Cuando usamos el G.O.M. ® para planear un negocio, en lugar de viaje de locación, haremos investigación de mercado, identificaremos obstáculos y trazaremos plan A, B, C... y los gastos que habremos de evitar durante ésta etapa son el diseño de papelería, renta de oficinas, compra de mobiliario, etc. Frecuentemente las personas establecen sus negocios sin haber corrido antes la FASE PASIVA del G.O.M. ®  y como resultado su negocio arroja velocidades más lentas de implementación llevándolos a quedarse sin capital para la operación debido que se extendió el periodo de preparación. Invierte en tu presupuesto, un periodo sano para correr la FASE PASIVA. No la consideres como un extra, por el contrario, es la parte más importante de cualquier proyecto porque de ella dependen la visibilidad de opciones que tendrás para hacerlo realidad.

LA FASE PASIVA: Contiene siete (7) etapas que siempre son las mismas y siguen el mismo orden.

1. ETAPA DE INVESTIGACIÓN

2. ETAPA DE ANÁLISIS

3. ETAPA CREATIVA

4. ETAPA SELECCIÓN Y CUANTIFICACIÓN

5. ETAPA DE PLANIFICACIÓN

6. ETAPA DE PRESENTACIÓN

7. ETAPA DE DECISIÓN

CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).

"Como podrás ver las estructura de las etapas es igual aunque su naturaleza es diferente​"

IMPORTANTE

Durante la Etapa de Investigación NO significa que solamente vamos a hacer actividades de Investigación, significa que la mayoría de actividades serán de investigación y lo mismo pasa con el resto de las etapas.

Lo que define el comportamiento de una etapa es la naturaleza de la MAYORÍA de las actividades.

2. FASE ACTIVA

 

Se llama FASE ACTIVA porque durante éste periodo el proyecto Activa todos los recursos y actividades, poniendo en marcha toda la maquinaria organizacional para hacerlo realidad.

La Fase Activa está compuesta por un número indefinido de Etapas de Desarrollo que corresponden al periodo de preparativos. Estas Etapas de Desarrollo también pueden ser bautizadas de acuerdo a la naturaleza de la mayoría de sus actividades.

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Por ejemplo: si el 60% de las actividades corresponden a la contratación de proveedores y colaboradores, la llamaremos así:

 

Etapa 1 De Desarrollo 1 Contratación: Esto le ayuda a nuestro cerebro a entender mejor en qué poner la atención. Por ejemplo: Si estamos en etapa de contratación el coordinador revisará todo lo que hay que contratar y tratará de incluirlo en ésta etapa. Importante, NO SIGNIFICA que todo deba ser contratado en esta etapa, pues hay cosas que se contratan más adelante, significa que la mayoría de actividades de esa etapa están enfocadas a la contratación y por lo tanto resulta práctico aprovechar quizá el día de transferencias, en lugar de estar haciendo transferencias todo el tiempo.

 

Cada proyecto tiene diferente tipo y orden de Etapas en la Fase Activa. Más adelante te enseñaremos a construir cada etapa.

Dentro de la FASE ACTIVA no solo hay Etapas de Desarrollotambién hay Etapas de PRE-OPERACIONES que se refieren a los preparativos previos al día del evento, o al día de apertura de un negocio. Tienen la misma estructura pero el título no cambia justamente para recordarnos que estamos próximos al evento, es decir, hemos entrado ya a la recta final y PREOPERACIONES (acuérdate de la Célula Organizacional) domina el comportamiento del evento. 

 

Por ejemplo: Los proveedores comienzan a entregar los pedidos.Si hablamos de un evento, empacar, inventariar, embarcar, desembarcar y montar, se considerarán actividades de PREOPERACIONES. Si hablamos de un negocio, pues la entrega de instalaciones, muebles, ensayos, etcétera, serán parte de estas etapas. 

 

Finalmente vienen las ETAPAS de OPERACIONES, que es cuando el proyecto o evento se materializa y los clientes, usuarios o invitados, hacen uso de tus productos y servicios.

CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).
CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).

3. FASE DE RETROALIMENTACIÓN

Se llama ETAPA DE RETROALIMENTACIÓN porque la todas las actividades están enfocadas a devolvernos la experiencia para que nos alimentemos de ella, entendiendo lo que sucedió, qué funcionó, qué no, qué pudo haber funcionado mejor y por medio de estos ejercicios aprendamos a hacer cada vez mejor lo que sea que hayamos decidido hacer.

Al igual que la FASE PASIVA tiene 5 ETAPAS definidas que siempre van a ser las mismas y van estar en el mismo orden

1. ETAPA DE VACIADO

2. ETAPA DE CLASIFICACIÓN

3. ETAPA DE CONCEPTUALIZACIÓN

4. ETAPA DE ESTUDIO

5. ETAPA DE RESULTADOS 

"La experiencia no es lo que te pasa sino lo que haces con lo que te pasa"

CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).

​CÓMO USAMOS EL G.O.M. ® 

HACER el G.O.M. ® y USAR el G.O.M. ® son dos cosas completamente diferentes.

En el siguiente capítulo veremos cómo USAMOS el G.O.M. ®  y de dejaremos su elaboración para quienes están inscritos a los programas de Certificación Profesional o a los Cursos Completos de G.O.M. ® 

Aunque no lo parezca, ya creaste en tu cabeza una estructura de Fases, Etapas y Clasificación de Actividades (por su importancia) que es la misma que tienen todo los que participan en un proyecto G.O.M. ®. 

Tienes visibilidad, puedes saber qué ya se hizo, qué se está haciendo y qué se va a hacer. De modo que cuando llegas a participar a un proyecto G.O.M. ® los pasos que sigues son:

Paso 1. Preguntar por el objetivo. 

Paso 2. Entender el organigrama del proyecto (quién decide y hace qué) incluyéndote  a ti. 

Paso 3. Estudiar lo que ya se hizo, se está haciendo y se hará, poniendo especial atención a las actividades del área en la que estás trabajando tu.

Paso 4. Finalmente identificar qué actividades específicas te toca hacer a ti en la etapa en la que estás llegando.

Por ejemplo: Si estás trabajando en el Área de Comunicación revisarás el G.O.M. ® poniendo tu atención en los renglones amarillos y o si estás en Operaciones, lo harás en los renglones verdes.

Gracias al G.O.M. ® nadie se adelanta y nadie se atrasa, todos están concentrados en sacar adelante lo que les toca hacer, durante la etapa en la que está el G.O.M. ® 

CARPETA EVENTO (CTLA - PROG - G.O.M. ®).

CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

De manera natural el G.O.M. ® clasifica las actividades de cada Etapa en prioridades que conocemos como las 3C´s:

A). CRÍTICAS 

B). CONDUCTORAS

C). COMPLEMENTARIAS

Y las ordena de arriba hacia abajo, es decir, las más importantes dentro de cada categoría van hasta arriba  y las menos, abajo.

Así que no tienes que preocuparte por jerarquizar tus actividades, el G.O.M. ® lo hace por ti.

NOMENCLATURA

Puedes utilizar símbolos para indicar el estatus de las actividades:

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Usamos un punto para indicar que hemos comenzado a trabajar en la tarea y está en curso normal.

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Usamos una palomita para indicar que hemos concluido exitosamente la tarea.

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Usamos un signo de admiración cuando la tarea presenta una complicación que podemos resolver nosotros.

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Usamos las palabras SOS para indicar que la tarea presenta una complicación y necesitamos ayuda del Coordinador

Usamos una flechita para indicar que hemos pospuesto la actividad e indicamos la etapa a la cual la movimos.

Esto solo puede hacerse con la autorización del coordinador

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Usamos una cruz para cancelar una actividad. 

Esto solo puede hacerse con la autorización del coordinador

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Así se ve...

HAZ TU PROPIO G.O.M. ® 

Una vez que has identificado todo lo que te toca hacer, puedes usar un Formato de Etapa para hacer tu propio G.O.M.®  y ordenar por jerarquías todo lo que tienes que hacer, tener visibilidad sobre los recursos, información y decisiones que necesitarás para llevar a cabo tus tareas y hacerlo.

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Usa el Formato de Fase Libre para hacer tu propio G.O.M. ® 

AYUDA A LOS DEMÁS

Otra ventaja del G.O.M. ® descansa en la visibilidad que ofrece para saber qué está haciendo el resto del equipo. Así, una vez que terminas tus tareas, puedes ofrecer ayuda a tus compañeros de otras áreas sin perder o hacer perder la estructura organizacional, porque tu ayuda comprenderá un periodo de tiempo y metas muy determinadas.

CONCLUSIONES

Las ideas son abstractas y solo pueden ser visualizadas por cada quién en su cabeza, de modo que necesitan un molde que les de forma.

 

Si consideramos que la fuerza de la Organización está en la participación, entenderemos la importancia que tiene contar con una estructura tan flexible que permita transmitir estas ideas sin importar el tipo de proyecto.

Por ejemplo

SIN MOLDE:

Si te invitan a cocinar un pastel de Autobús de Escuela que no tiene molde a cada persona le resultará muy complicado entender su parte hasta que los demás no hagan la suya. Esto es pasa frecuentemente  en proyectos colectivos.

Pensemos que a ti te piden que decores las ventanas y a otros la pintura y a otros las llantas, pero como no hay un molde, cada quién tiene una idea diferente de Autobús de Escuela.

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Sin Molde cada quién tiene una idea distinta

CON MOLDE

En cambio, cuando ves el molde te queda claro qué tipo de Autobús se trata y por lo tanto es más fácil enfocare en lo que a cada quién le toca hacer,

 

Incluso, mientras unos hornean el pastel, los que lo decorarán podrán ir preparando el material que utilizarán para decorarlo

Cada quién se puede enfocar en lo que le toca hacer en cada etapa hasta que el Pastel quede listo

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Ni importa de qué sabor es el pastel o si es gelatina o pie, el contenido tomará la forma del molde.

No importa de qué tipo de proyecto se trate, el G.O.M. ® le da forma y permite a cada quien saber lo que le toca hacer.

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