¿Cómo identificar un proveedor de eventos riesgoso, antes de que sea demasiado tarde?
Casi todas las personas habremos de organizar un evento en alguna momento de nuestra vida y lo que comienza con la aparente simpleza de contratar proveedores, se convierte de pronto en un dolor de cabeza cuando te das cuenta que la personas que escogiste no es capaz de cumplir lo que te prometió.
¡TEN CUIDADO!
La forma como los expertos reconocen riesgos durante las etapas de validación, es decir, antes de contratarlos, tiene una sola palabra: CONGRUENCIA.
Para un proveedor improvisado resulta muy difícil lograr congruencia a lo largo de toda la secuencia que forma un negocio. Tomando una parte de esa secuencia sabemos quién es capaz de cumplir sus compromisos y sobrepasar nuestras expectativas y quien simplemente está ofreciendo promesas fuera de su alcance con tal de decirnos lo que queremos escuchar.
RECORRAMOS LAS ALERTAS MÁS COMUNES.
PRIMERA ALERTA: CONSISTENCIA EN LA COMUNICACIÓN Un Organizador y proveedor profesional tendrá un ritmo impecable en su comunicación y sabrá pedirte que lo tengas tu también.
A través de los patrones iniciales de comunicación podemos conocer la seriedad, nivel de conocimiento en el negocio y confianza de un proveedor. Por ejemplo, mientras un profesional te dará visibilidad a través de herramientas que forman parte de sus servicios, una persona improvisada será discontinua en su comunicación, evitará darte visibilidad y mucho menos darte fechas de supervisión, esperando hasta el último momento, cuando ya no se pueda hacer nada, para notificarte problemas.
Pon atención al ritmo de comunicación porque es una alerta muy poderosa evitando la contratación de personas que solamente te meterán en más problemas.
SEGUNDA ALERTA: SOBRE-PROMETE Los organizadores improvisados, quienes no tienen forma de sustentar sus propuestas, han aprendido a sacar ventaja de la ansiedad de las personas que quieren hacer realidad sus ideas. Ellos saben que siguiendo la corriente a sus clientes pueden generarles una sensación de alivio haciéndoles perder tiempo que ellos ganan hasta llevar el proyecto hasta un punto en el que resulta muy complicado declinarlos.
Desconfía de quien te dice "Sí a todo, todo el tiempo". Un Organizador Profesional sabe que la confección de un evento es una tarea compleja que toma tiempo y entrelaza plataformas que van de la seguridad hasta los niveles más altos de personalización, siguiendo la Pirámide de Prioridades Organizacionales P.P.O.©. Una vez que comienzan los preparativos, cada cambio afecta la arquitectura del evento y por ésta razón no siempre es posible decir sí.
TERCERA ALERTA: IMAGEN Y ESTÁNDARES PERSONALES. Desconfía de las personas que llegan un coche de moda, con ropa de moda, usándolos como parte de un mensaje. También desconfía de quien llega tarde en un auto con una cajuela desordenada.
Los automóviles o ropa cara, los aviones y yates no resolverán los problemas que el conocimiento resuelve. Estos son solamente signos de maquillaje y debemos ser muy cuidadosos para entender que en la organización de eventos no existe una "toma dos" por lo que no querrás descubrir la cara de un organizador improvisado cuando sea demasiado tarde.
Por otro lado, una persona desordenada siempre descuida los detalles (la cajuela),
Si ella/el tienen establecimiento físico, date el tiempo de ir a su oficina, hotel, restaurante, etcétera, y presta atención a los pequeños detalles, literalmente métete hasta la cocina. Por ejemplo, en los hoteles fíjate cómo está cortado el pasto en las esquinas, si los espejos en los baños tienen brochazos de pintura y si la regadera tiene sarro del agua). Un detalle quizá pueda ser parte de un descuido, pero varios detalles hablan de una cultura organizacional que forma parte de la filosofía de servicio a lo largo de toda la cadena.
Si quieres obtener una radiografía de tus proveedores, busca aquello que no se ve, aquello que no te enseñan.
Hacer viajes de inspección es crucial y cuando decimos crucial es porque en realidad queremos subrayarlo. Un Organizador puede no estar presente en un evento pero no puede no realizar visitas de inspección, así de crucial es.
SI QUIERES LIBRARTE DE LA MAYORÍA DE RIESGOS... Contrata un Organizador Profesional con Certificaciones Internacionales.
No es un secreto que la industria de la organización de eventos está creciendo sin control ni criterios académicos, quienes se dedican a organizar eventos no poseen estructuras para entender su experiencia, lo cual supone un riesgo porque en el momento en el que se presente una situación nueva simplemente estarán en ceros.
Los eventos están compuestos por muchas piezas pero tienen en común el compromiso de las personas que los hacen. Compromiso y capacidad pueden paliar ciertos detalles hasta convertirlos en aspectos irrelevantes. Sin embargo y por desgracia, estos dos factores son los primeros ausentes y seguramente los autores de las fallas reflejadas en el lenguaje no verbal tanto de ellos, como de los lugares en donde trabajan y las cosas que usan.
No te arriesgues, contratar Organizadores Certificados es la solución más fácil.