dominante de la pared

Curso: 
Cómo dar a conocer la organización de eventos

Temas en esta clase:

  1. Introducción

  2. Conceptos básicos (organizador, responsabilidad, rentabilidad, alcances)

  3. Conceptos avanzados (lo mismo pero con nuestro enfoque)

  4. Tipos de Organizadores de Eventos

  5. Tipos de Eventos (eventos según perfil de plaza)

  6. Perfil de Eventos de Casa Santa Fe

  7. Cómo prospectar Eventos

  8. Primera Reunión

  9. Secuencia de trabajo 

  10. Presentación de propuestas

  11. Presentación de Cotizaciones

  12. Cierres

  13. Políticas de ventas del Casa Santa Fe

  14. Pitchings

Post -Venta

  1. Rol de responsable de cuenta durante la organización de del evento.

  2. Post-venta y construcción de relación a largo plazo.

Muchas personas pueden hacer "eventos" pero muy pocas saben celebrar

  • Confeccionar una historia . . .

  • Unir los significados de las personas a los lugares, los aromas, los sabores, las texturas y colores . . .

  • Reconocer a los invitados como parte de una obra sin guión . . .

 . . . esto es lo que hace la diferencia entre un ensamblador de proveedores y un verdadero organizador de eventos.

2. Conceptos Básicos

Esta es la perspectiva de nuestros ajena al grupo del Instituto de Organización I.O.

MARCO DE REFERENCIA

OFERTA

Las personas sin certificación profesional dedicadas a organizar eventos, se autodenominan "organizadores", suelen venir del sector del turismo o haber estado relacionados a la organización de eventos en alguno de sus trabajos anteriores. De ahí se explica la distorsión en la concepción del negocio y su comportamiento frente a él porque a falta de una comprensión conceptual, todo el tiempo están copiándose unos a otros.

DEMANDA

Por otro lado está el mercado, los clientes, que a falta de profesionales, compran lo que se encuentra disponible, igual que la gente alrededor del mundo compraba "walkman" antes del "ipod" porque no sabían que podía existir música en formato digital. No fue sino hasta que llegó Apple, que al poner un concepto simple y más útil, desplazó para siempre a los CD (Compact Disk).

EVENTO:

De modo que existe una enorme oferta y demanda,  solicitando eventos tipo "CD", mientras ignoran que una revolución se encuentra a punto de explotar en cuanto a la organización de eventos.

Para este tipo de personas, para la mayoría, un  evento es una reunión que por lo general acaba en fiesta, involucrando comida, bebidas alcohólicas, música y ornato (decoración) a la cual las personas asisten esencialmente interesadas en interactuar para crear o fortalecer relaciones interpersonales, recordar una fecha y  fortalecer un sentido de identidad.

Pero los eventos son mucho más que eso.

Image by James Yarema

3. Conceptos Avanzados

Cómo nos diferenciamos . . .

Demostrando que dominamos la disciplina

 

MARCO DE REFERENCIA

OFERTA

Sin lugar a duda el reto para quienes poseemos una visión profesional sobre la organización de eventos, consiste en "educar al mercado" y mostrarle a tanto a los clientes como a los proveedores, que los eventos son mucho más que "pachangas, borracheras o prácticas de imitación", sin embargo, el premio a esta labor está en el margen de ganancia y la posibilidad de escoger clientes y establecer condiciones.

Quizá los estudiantes del Instituto seamos los únicos ofreciendo un enfoque nuevo sobre la organización de eventos y por lo tanto, la oferta aún se perciba como limitada y que bueno que lo sea.

DEMANDA

Por mucho que existan personas acostumbradas a eventos mediocres, siempre va a haber personas en busca de virtud, de ir más allá, de entender más, de disfrutar más, de obtener más de sus eventos, de descubrir los mejores sabores sobre el planeta, experimentar sensaciones reservadas para quien sabe buscar,  todo, para imprimir en el corazón de sus invitados, experiencias memorables. 

 

Ellos son nuestros clientes.

EVENTO:

Para nosotros un evento es la puesta en escena de un momento único e irrepetible, que surge del corazón de un ser humano y al cual será posible acceder solamente una vez, para contar una historia, recordar un momento, despedir a una persona o celebrar la vida a través de, rituales cobijados por, tradiciones, ideas, estrategias o cualquier otra manifestación humana.

Sigamos con los comparativos, pero ahora desde el punto de vista del negocio.

¿ CÓMO SE ENTIENDE UN ORGANIZADOR ?

IMPROVISADO

PROFESIONAL

Un organizador que carece de formación profesional, se percibe a si mismo como alguien busca locaciones, proveedores, los une y ofrece una propuesta ornamental (bonita, creativa) para justificar su contratación.

 

En algunos casos absorben tareas que le quitan tiempo al cliente.

Están lejos de poder manejar adecuadamente una crisis durante el evento, de modo que el éxito de su negocio es vigente mientras no enfrenten una situación crítica que incluso puede poner en riesgo la vida de las personas.

Un organizador es quien construye condiciones de continuidad en situaciones de discontinuidad.

Cuando nos contratan es porque sabemos encontrar el hilo conductor entre el antes, el durante y el después del evento con la realidad de la persona, pareja, familia, empresa, gobierno, país o del mundo, como ha sido durante cumbres de estado y visitas papales.

Además, un organizador de eventos es quien sabe tejer las propuestas a través de plataformas que van haciendo sustentable el evento, manteniendo vigente la Pirámide de Prioridades Organizacionales P.P.O. © y la Célula Organizacional ©, para que en caso de que surga una crisis, las estructuras permanezcan en su lugar, permitiendo la correcta gestión de todo el evento.

Niños mirando a las velas brillan

¿CÓMO ENTIENDE UN ORGANIZADOR SU RESPONSABILIDAD?

IMPROVISADO

PROFESIONAL

Un organizador sin formación profesional entiende puntualidad y entrega de propuestas, como su máxima responsabilidad. 

Para la mayoría de personas, un evento memorable necesita ser espectacular, producido y para ello necesitan presupuesto.

Un organizador sin formación profesional, difícilmente puede comprometerse a manejar los símbolos y significados de un evento, porque para ello necesita una estructura operativa y habilidades que van desde la planeación a partir de condiciones, hasta redacción avanzada para contar historias.

Un organizador profesional reconoce la responsabilidad de enseñar a los demás, a celebrar, porque cuando un ser humano se siente feliz, cuando se siente importante, saca lo mejor de si para compartirlo, sembrando todo aquello que sin esta condición, buscamos continuamente sembrar de manera artificial.

Un organizador profesional es capaz de transformar una piedra, en un símbolo dentro del cual permanece una historia significativa en la vida de otra persona o grupo de personas. 

Un organizador profesional no necesita gastar una fortuna para transformar un evento en un acontecimiento.

Image by Towfiqu barbhuiya

RENTABILIDAD

IMPROVISADO

PROFESIONAL

Un organizador sin formación profesional obtiene sus ganancias de "inflar" precios de otros y esto supone dos problemas que juegan en contra de los clientes:

1. Encarecen los servicios, sacrificando la utilidad de personas que seguramente afectarán su desempeño.

2. No son imparciales, recomiendan a quienes les dan a ganar más, comprometiendo la calidad del evento.

Un organizador profesional gana de sus honorarios y de los conceptos en los que agrega valor al evento. Estos se convierte en varias ventajas para su cliente:

1.  El cliente paga a valor de mercado los servicios de terceros, garantizándose así la calidad que ofrecen.

2. Somos imparciales y contratamos a los proveedores que respondan mejor al perfil de cada evento.

3. El cliente no gasta, invierte en su evento porque obtiene valor de servicios que otros organizadores no le pueden prestar.

4. Es un círculo virtuoso en el que el margen se aplica a dónde tiene que ir y genera impacto.

Toscana

ALCANCES

IMPROVISADO

PROFESIONAL

Un organizador sin formación profesional no puede aspirar más que a escenarios conocidos dentro de los que se siente seguro, entiéndase tipo de eventos, locaciones, experiencias previas. Ello provoca que sus eventos sean repetitivos y con el paso del tiempo desgastados, de ahí que exista una tendencia continua a copiar prácticas entre organizadores.

Un organizador profesional posee conocimientos universales que le permite organizar eventos en cualquier parte del mundo, cualquier tipo de eventos, cualquier clase social, cualquier presupuesto.

Difícilmente un evento será parecido a otro, porque a final, la materia prima con la que trabaja un organizador profesional, son las historias y éstas, son siempre diferentes.

El lugar al cual te llevará un organizador profesional, solo existe una sola vez pero permanece presente toda la vida en el corazón de los participantes, es un lugar al que querrán regresar siempre llevándolos a intentar nuevos rituales a través de los cuales descubrirán el secreto de los eventos.

El siguiente video explica los tipos de organizadores de eventos.

Conforme un organizador va refinando sus habilidades, es capaz de cubrir los eventos de la categoría anterior. Por ejemplo, cuando alcanzas el nivel de altas especificaciones puedes cubrir eventos especializados; y cuando eres un organizador especializado puedes fácilmente cubrir eventos generales . . . pero no al revés.