firma de contrato

Empresas contratantes de Organizadores de Eventos

  • ¿Cómo licitar un evento?

  • ¿Cómo contratar a un organizador?

  • ¿Cómo y cuánto te debe cobrar?

  • ¿Cómo debes manejar los cambios?

  • ¿Qué riesgos y aspectos relevantes debes conocer? 

 CONTEXTO

Tras la pandemia . . .

Ten cuidado a quién contratas

Cambios importantes en las prácticas dentro del sector de la organización de eventos provocaron la desaparición masiva de organizadores y proveedores asociados.

Como consecuencia está surgiendo una ola enorme de personas que regresan al negocio con su patrimonio o equipos de trabajo completamente mermados, dando como resultado la erosión en los servicios de organización.

Ahora más que nunca necesitamos hacer un esfuerzo todos por profesionalizar al sector de la organización de eventos exigiendo certificaciones que acrediten distintas competencias, a quienes se acercan a ofrecer sus servicios.

Covid 19

Cómo licitar un evento

No contrates al organizador más barato si no quieres sufrir después problemas de calidad y control de presupuesto ante cambios.

Una licitación para un evento debe estar integrada por cuatro secciones y no debe exceder más cuatro hojas, mientras que la presentación por parte del organizador no debe exceder mas de ocho, ya con los presupuestos incluidos. 

Propuesta

Conceptual

Propuesta

Creativa

En esta sección se establecen las pautas y temas para que el organizador desarrolle conceptos creativos de acuerdo a los requerimientos del negocio

Propuesta

Presupuestal

En esta sección se establecen los lineamientos económicos y administrativos  para que el organizador cuente con un bases para desarrollar sus propuestas, 

Propuesta

Operativa

En esta sección se establecen los lineamientos que el organizador debe comprobar para demostrar que cuenta con la capacidad para realizar las propuestas anteriores.

En esta sección se establecen objetivos medibles, cuantificables y comparables que el organizador debe comprometerse a alcanzar.

El pago de sus honorarios deberá estar sujeto al cumplimiento de ellos.

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El IMO ofrece servicios para elaboración de licitaciones, facilitando a las empresas la convocatoria, evaluación, asignación y justificación de organizadores.

Cómo contratar a un organizador

Primero define qué quieres y en qué nivel lo quieres.

Todos los eventos son importantes porque todos consumen tiempo, esfuerzo y dinero. Para hacer un evento a medias, mejor no hagas nada, la gente y tu cartera te lo agradecerán.

Por otro lado, debemos reconocer que no todos los eventos pueden estar al mismo nivel y por lo tanto, el organizador que contrates, tampoco.

Es muy frecuente encontrar empresas haciendo "pitchings" (convocatorias a organizadores para licitar un evento), mezclando diferentes niveles de organizadores.  

Es obvio que un organizador de altas especificaciones jamás entenderá un evento como lo entiende un organizador general, por lo tanto, aunque tenga la capacidad para bajarse de nivel, sufrirá constantemente la falta de cuidado detallado.

Todo los organizadores deben estar certificados y dependiendo de su nivel de certificación podrán acceder a presentar propuestas.

NIVELES DE ORGANIZADORES

ORGANIZADORES GENERALES

Son "organizadores" cuya oferta está basada en ofrecer un puñado de proveedores y en algunos casos, absorber actividades que quitan tiempo en la agenda de los clientes.

De ninguna manera están capacitados para comprometerse con un entregable, y mucho menos para manejar una crisis.

El 90% de la oferta de servicios habita esta  en este nivel.

ORGANIZADORES ESPECIALIZADOS

Son organizadores cuya oferta está basada en el conocimiento de un sector, una especialidad organizacional o ambas y que por lo tanto son capaces de ofrece resultados medibles, cuantificables y comparables.

 

Por ejemplo: Organizadores de Congresos quienes son capaces de supeditar el pago de sus honorarios a la comercialización de patrocinios. Otro ejemplo puede ser un organizador especializado en comunicación organizacional de eventos masivos. Y la combinación entre ambas, daría como resultado una propuesta sólida para organizar un congreso médico masivo.

 

Apenas entre el 5% y 7% de la oferta de servicios se encuentra en este nivel y aunque no poseen certificación, el riesgo que corren en cada evento, es suficiente garantía para su contratación. 

ORGANIZADORES ESPECIALIZADOS

Son organizadores 

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