¿Quieres saber cómo hacerlo?

Aprende a organizarte y organizar a los demás, clasificando, distribuyendo y jerarquizando las actividades durante preparativos y operación de un evento.

Este tema es parte de un programa profesional, de modo que puede resultarte robusto y podrás encontrar citas haciendo referencia a otros temas.

Continúa Aprendiendo, Certifícate

Célula Organizacional

¿Cómo organizamos las actividades entre las personas?.

Este tema te presenta el Organigrama Universal empleado para clasificar las actividades de las personas en escenarios organizacionales de cualquier tipo. 

DESARROLLO DEL TEMA (Así aprenden los Organizadores Profesionales Certificados).

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Conceptos Básicos:

  • La Célula Organizacional es Esencialmente es un Organigrama, es decir, clasifica y distribuye las actividades de un grupo de personas para llegar a un fin.

  • Es una Estructura Organizacional Universal, es decir, se puede aplicar en cualquier tipo de escenario.

  • Se llama Célula Organizacional porque pertenece a la materia de Organización Celular que nos enseña a replicar fenómenos organizacionales.

La Célula Organizacional nos sirve para:

  • Clasificar

  • Distribuir

 

... las actividades organizacionales de un grupo de personas que trabajan para alcanzar un fin determinado.

La Célula Organizacional pertenece a las Estructuras Organizacionales Universales lo que significa que puede ser empleado en cualquier escenario organizacional conservando su  funcionalidad. 

La Célula Organizacional es básicamente un Organigrama que pertenece a la materia de "Organización Celular" que es la rama de la Organización que nos enseña a propagar fenómenos organizacionales empleando estructuras idénticas a las que llamamos "Células".

Cuando escuches la palabra "Célula" dentro del contexto de la Organización Profesional, acuérdate que pertenece a un sistema de propagación y por ésta razón, no puedes alterar su estructura.

Recordarás que dijimos en el tema de programa que la organización se logra cuando los participantes de un evento saben 

  • Qué tienen que hacer,

  • Cuándo tienen que hacerlo y

  • En dónde tienen que hacerlo. 

                                                                   ... bien pues la Célula Organizacional establece el Qué Estructural.

En escenarios complejos replicamos las Células y gracias a que son idénticas se pueden comunicar entre sí permitiéndonos cumplir con la Condición de Participación Organizacional que aporta fuerza y poder a la Célula, recuerda que la Regla de poder Organizacional establece:

"La fuerza de la Organización, descansa en la participación"

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Gracias a todos los seres humanos nos pusimos de acuerdo en el significado de las luces del semáforo, éste se convirtió en una herramienta organizacional muy poderosa

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No importa que los estilos sean diferentes, pues mientras conserven la estructura idéntica podremos multiplicar su capacidad organizacional.

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Entre más seamos los que entendemos lo mismo, más poderosa es la estructura organizacional.

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Los semáforos embonan unos con otros en todo el mundo y organizan a miles de millone de personas todos los días alrededor del mundo

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Los semáforo son un buen ejemplo de Organización Celular, porque gracias a que conservan su estructura organizacional, "encajan unos con otros" y son capaces de organizar a miles de millones de personas todos los días alrededor del mundo.

Imagina ahora una estructura de personas que embone sin importar el número de veces que la copies... pasará lo mismo que con los semáforos, será capaz de organizar su zona de influencia y en suma, es así como logramos cubrir organizacionalmente grandes extensiones, eventos complejos y escenarios de desastre.

DISCIPLINA

La Célula Organizacional provee una estructura universal pero para que funcione adecuadamente debemos nosotros proveer disciplina universal que garantice su funcionamiento. Imagina que a una persona que le toque asumir tareas de comunicación decide asumir tareas de operación provocando que su célula no cumpla con lo esperado por el resto de las células. El resultado será disfuncional poniendo el peligro el desempeño del resto del sistema, pues si cada célula sufre de fenómenos parecidos, equivaldrá a no tener estructuras organizacionales unificadas. De modo que la disciplina juega un papel determinante en el funcionamiento de una célula Organizacional.

Como cualquier otro organigrama, establece las jerarquías y las líneas de comunicación entre las partes de la célula.

La naturaleza de la Organización de Eventos o Escenarios de Desastre exigen mucha disciplina porque el tiempo representa el recurso más importante, de modo que la disciplina para integrar los puestos de la Célula Organizacional debe ser inflexible porque todos están contando con que pase lo que tiene que pasar. Es común encontrar personas con buenas ideas para solucionar situaciones puntuales, situación durante la cual deben apegarse a la Célula Organizacional para que el Coordinador articule su plan o de lo contrario, habrán de sacrificarlo con tal de darle prioridad a la Regla de Poder Organizacional.

Estructura de una Célula Organizacional

La Célula Organizacional posee 9 posiciones.

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CÉLULA FUNCIONAL

Las 8 posiciones SIN El COORDINADOR, forman a su vez una CÉLULA FUNCIONAL.

Las células funcionales se usan cuando un escenario organizacional es muy extenso, complejo o ambos, por ejemplo en un escenario de desastre o un evento masivo durante el cual, es necesario sectorizar tareas de Administración y Comunicación.

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Y las CÉLULAS FUNCIONALES y OPERATIVAS se pueden multiplicar las veces que queramos en función una zona única de influencia de cada una.

Para ellos es necesario establecer un Centro de Operaciones desde donde el Coordinador Administración y Comunicación operarán como áreas únicas en todo el sistema

Así es como se ven las Células Funcionales interactuando con la Célula Organizacional, en donde cada Director de la Células Funcional, reporta al Director de la Célula Organizacional

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CÉLULA OPERATIVA

Las 6 posiciones posiciones inferiores forman CÉLULA OPERATIVA.

Es el caso más común de propagación organizacional. Las Células Operativas se replican cuando el escenario tiene diferentes sectores con actividades paralelas y el los directores de cada área no pueden estar en dos lugares al mismo tiempo. A diferencia de una Célula Funcional, las Células Operativas no tienen incluidas a las áreas de Administración y Comunicación, porque el tamaño y complejidad del evento les permiten centralizarlas en una sola.

Así se ven las Células Operativas interactuando con una Célula Organizacional

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SOLAMENTE DEBE HABER UN COORDINADOR

Todas las posiciones se pueden replicar con excepción de la de Coordinación 

Por lo general replicamos solamente las últimas 6 posiciones

... a menos de que el escenario sea muy complejo (como un desastre) y sea necesario sumar Administración y Comunicación

NUNCA REPLICAMOS LA FIGURA DE COORDINACIÓN 

Está contraindicado la combinación de Células Funcionales y Operativas.

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Hacerlo generaría confusión en el área de Administración y Comunicaciones

Si las unimos así se verían...

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POSICIONES

Diferenciamos las posiciones por colores de modo que sepamos quién está ocupando cada posición y qué material pertenece a cada área.

Por ejemplo: 

En la esquina superior derecha de cada  documento encontrarás un punto o una línea del color de acuerdo a la posición al que corresponde.

En tu gafete encontrarás cuadros de colores dependiendo de la posición en la que estás certificada/certificado.

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Coordinación siempre irá en azul

Aquí puedes ver las posiciones anteriores en las que te certificaste. 

POSICIONES DESCRIPCIÓN

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1. COORDINACIÓN:

Es responsable del entregable del evento en todos sus frentes.

Características:

Color Azul

SOLO PUEDE HABER UNO.

No puede ejecutar actividades específicas más allá de las enunciadas a continuación.

Está en el Centro de Operaciones.

Funciones: 

  • Asumir la responsabilidad Organizacional del Sistema

  • Generar condiciones de continuidad para que los demás desempeñen sus funciones.

  • Coordinar la resolución de discontinuidades.

  • Controlar y marcar los tiempos del evento.

  • Establecer códigos de emergencia.

  • Representar legalmente al sistema organizacional.

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2. DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES.

Es responsable del manejo de toda la comunicación del evento.

Características:

Color: Amarillo

Ubicación: Está en el Centro de Operaciones

 

Funciones: 

  • Centralizar toda la información del evento (contenidos informativos, organizacionales y conductuales).

  • Administra la Comunicación Organizacional a invitados, anfitriones, proveedores y al resto de la célula organizacional, a través de los  páginas web, correos, etcétera.  

  • Se encarga de revisar (no de llenar) los formatos operativos.

  • Se encarga de manejo de contenidos en redes sociales, prensa o cualquier otro tipo de publicación.

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3. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Es responsable de abastecer de recursos a la Célula Organizacional, para que lleven a cabo sus funciones.

Características:

Color: Café

Ubicación: Está en el Centro de Operaciones

Funciones: 

  • Abastece de recursos a la Célula Organizacional.

  • Y para ello se hace cargo de los trámites administrativos con los clientes para garantizar la viabilidad del proyecto (altas, documentos, contratos, facturas, seguimiento a cobros, pagos).

  • Se hace cargo de las formalidades administrativas con proveedores (contratos, facturas, pagos, devoluciones, etc).

  • Coordina los aspectos legales y contables de la Célula Organizacional.

  • Se encarga de la logística interna de la Célula Organizacional excepto proveedores (Hoteles, traslados, alimentos, uniformes).

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Estas dos Direcciones, Administración y Comunicaciones forman la Célula Funcional junto con el resto de las posiciones, excepto con el Coordinador

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4. DIRECCIÓN DE PREOPERACIONES

Es responsable de llevar a cabo los preparativos para la ejecución del evento, así como de las actividades posteriores a cada tiempo del programa.

Características:

Color: Naranja

Ubicación: En Campo

Funciones: 

  • Inventarían, empacan y embarcan el material del evento.

  • Se aseguran de que el material del evento esté completo y organizado.

  • Son responsables de la actuación de proveedores durante los preparativos y después del evento.

  • Son responsables de los montajes y desmontajes de los diferentes sectores del evento.

  • Coordinan ensayos

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5. DIRECCIÓN DE OPERACIONES

Es responsable de hacer que pase lo que está previsto en el programa y así, alcanzar el entregable del evento.

Características:

Color: Verde

Ubicación: En Campo

Funciones: 

  • Durante la fase de Desarrollo del G.O.M. ® (tema que vemos más adelante), equivalente a los preparativos, es quien selecciona a los proveedores del evento e integra al resto de la Célula Organizacional. También se asegura de tener el material completo y con la calidad necesaria, para la realización del evento.

  • Coordina la actuación de los proveedores, invitados e incluso anfitrión en tiempo real.

  • Es responsable de llevar la línea de tiempo, en tiempo.

  • Coordina a los cuerpos de Anfitrionería y Auxiliares durante la Operación del Evento.

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6. DIRECCIÓN DE OPERACIONES ESPECIALES

Es responsable de atender las excepciones para estabilizar el evento.

Características:

Color: Rojo

Ubicación: Variable (Centro de Operaciones / Campo)

Perfil: Son Especialistas Certificados

Funciones: 

  • Son quienes se hacen cargo de todo aquello que queda fuera de lo planeado, permitiendo que la Dirección de Operaciones conserve la continuidad del evento. 

  • Se encargan de devolver corregidas las excepciones.

  • Cuando el programa está dentro de lo planeado, son quienes enriquecen el evento.

  • Son responsables del manejo de material confidencial.

  • En caso de emergencia suelen ser quienes asumen la Dirección de Operaciones hasta lograr que el evento se encuentre nuevamente en niveles estables.

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7. ANFITRIONERÍA

Son responsables del entregable emocional del evento.

Características:

Color: Rosa

Ubicación: En Campo

Perfil: Son personas sensibles con conocimientos organizacionales.

Funciones: 

  • Durante los preparativos, son responsables de actividades de personalización.

  • Son quienes materializan el entregable organizacional y emocional del evento.

  • Son la imagen humana del mensaje que desea enviar el anfitrión.

  • Son conscientes del esfuerzo organizacional del evento, su trascendencia y actúan articulando el programa junto con la Célula Operativa

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8. AUXILIARES

Son responsables del SOPORTE ORGANIZACIONAL.

Características:

Color: Gris

Ubicación: En Campo

Perfil: Son personas con altos niveles de energía, ingenio y vocación de servicio.

Funciones: 

  • Durante las Etapas de Desarrollo del G.O.M. ® (preparativos), son quienes llevan a cabo actividades de personalización del evento.

  • Durante la Operación del evento actúan entre el área de Pre-Operaciones y Operaciones, proveyendo tanto material como actividades de soporte, para que el resto de la Célula sea capaz de llevar a cabo sus tareas.

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9. PROVEEDORES

Son agentes externos a la Célula Organizacional (antes del evento) que proporcionan bienes y servicios con los que se hace el evento.

Características:

Color: Negro

Ubicación: En Campo

Perfil: Son personas con negocios propios, dedicados al servicio o producto que proporcionan

Funciones: 

  • Hacerse responsables del o de los fragmentos del evento para los cuales son contratados.

  • Prestar sus servicios y entregar sus productos sin impactar la logística, ni recursos, ni tiempos, ni personal del evento.

  • Son entidades juridica, contable y organizacionalmente independientes a la Célula Organizacional. 

FLUJO

En términos conceptuales y adaptando la universalidad del modelo a cada caso en particular, el flujo de la Célula Organizacional se comporta así:

NECESIDADES

COORDINADOR DISEÑA PLAN

OPERACIONES Y ADMINISTRACIÓN LO CUANTIFICAN

COMUNICACIÓN TRANSMITE EL PLAN

OPERACIONES

ESPECIALES 

LO ESTABILIZA

LO EJECUTAN:

  • OPERACIONES 

  • ANFITRIONERÍA

  • AUXILIARES

  • PROVEEDORES 

PREOPERACIONES LO PREPARA

CONCLUSIONES

Gracias a que todas las actividades de un evento pueden ser acomodadas dentro de la Célula Organizacional, es posible empatar una célula con otra, exponenciando el poder y capacidad organizacional de un sistema.