Monje budista meditando

Curso: 
Cómo dar a conocer la organización de eventos

Temario

  1. Introducción

  2. Conceptos básicos (organizador, responsabilidad, rentabilidad, alcances)

  3. Conceptos avanzados (lo mismo pero con nuestro enfoque)

  4. Tipos de Organizadores de Eventos

  5. Tipos de Eventos (eventos según perfil de plaza)

  6. Perfil de Eventos de Casa Santa Fe

  7. Cómo prospectar Eventos

  8. Primera Reunión

  9. Secuencia de trabajo 

  10. Presentación de propuestas

  11. Presentación de Cotizaciones

  12. Cierres

  13. Políticas de ventas del Casa Santa Fe

  14. Pitchings

Post -Venta

  1. Rol de responsable de cuenta durante la organización de del evento.

  2. Post-venta y construcción de relación a largo plazo.

1. Introducción

Los Organizadores de Eventos relacionados con el Instituto de Organización no vendemos eventos, simplemente trabajamos para darnos a conocer, de modo que quienes estén buscando profesionales en organización de eventos, sepan que existen opciones capaces de ir más allá de coordinar proveedores, absorber tareas tediosas y poner "bonito un lugar".

La organización profesional de eventos se compone se compone de más componentes que simple estética, encerrando:

  • Historia de los participantes.

  • Motivos y Objetivos.

  • Storytelling.

  • Programa.

  • Espacios.

 . . .  visto así, el lugar del evento y su decoración, no son más que la escenografía que forma parte de una coreografía cuidadosamente diseñada a través de los participantes y anfitrión, para dejar una huella en el corazón de las personas, una huella que marcará el camino de regreso a un momento imposible de replicar, porque cada evento es único e irrepetible.

Lo mejor de los seres humanos surge y se transmite cuando estamos contentos . . .

El secreto está en la historia detrás de la celebración . . .

¿qué se te antoja más?

 

Del lado izquierda ves una foto de unos platillos preparados cuidadosamente.  Se antojan y proponen un evento de altas especificaciones.

Del lado derecho ves una foto de una puerta . . .

 

Imagina una historia dentro de la puerta por la que se asoma un pequeño pino de navidad en medio de una noche fría. Imagina que esta puerta es parte de un patio desde donde entras a una sala cuidadosamente amueblada, con techos bajos sostenidos por vigas de madera, una chimena prendida y una lámpara que se puede ver a través de los cuadros de la ventana, sobre los sillones, hay covertores de lana doblados en los descansabrazos,  cojines, un tapate y todo está cubierto por un aroma a tradición, música suave.

Ahí se encuentra un hombre, una mujer, tu, que tras un año de jornada, has llegado finalmente a descansar a tu hogar en compañía de las personas que más quieres y recordar a quienes partieron el año que termina.

¿qué se te antoja más?

El poder de las historias es superior a cualquier otra virtud humana, porque tiene la capacidad de unir los significados de nuestra vida, a momentos memorables que la definirán y prevalecerán a través de tiempo, hasta nuestro último suspiro.

Image by Adrian Dascal

Muchas personas pueden hacer "eventos" pero muy pocas saben celebrar

  • Confeccionar una historia . . .

  • Unir los significados de las personas a los lugares, los aromas, los sabores, las texturas y colores . . .

  • Reconocer a los invitados como parte de una obra sin guión . . .

 . . . esto es lo que hace la diferencia entre un ensamblador de proveedores y un verdadero organizador de eventos.

2. Conceptos Básicos

A continuación presentamos algunos conceptos básicos relacionados a la organización entendida como ciencia natural. Al hacerlo no pretendemos que los transmitas a un cliente, simplemente son conceptos que debes tener presente como parte del Instituto.

Cabe mencionar que muchos de estos conceptos resultan muy útiles al momento de competir por un evento frente a un competidor, que evidentemente no posee el mismo dominio de la disciplina,

Image by James Yarema

Cómo nos diferenciamos

En un entorno cada vez más competido, el primer reto que debemos superar al momento de promover nuestros servicios como organizadores de eventos, es la diferenciación para ganarnos la confianza de nuestros clientes.

Si tenemos la confianza de nuestros clientes, posteriormente podremos hacer un despliegue de talento, pero si no, aunque presentemos buenas ideas, los clientes preferirán tomar otras propuestas en función al precio u otros factores que deberían ser secundarios.

Los organizadores certificados por el instituto mundial de organización ganamos la confianza de nuestros clientes de dos formas:

I. Demostrando que dominamos la disciplina mejor que nadie.

II. Con empatía y propuestas creativas

La una sin la otra no funciona.

Maestría en el manejo de la organización de eventos

Para demostrar que dominamos la disciplina podemos hacer varias preguntas a nuestros clientes, por ejemplo:

¿ Sabes cuál es el entregable de la organización ?

  • Un médico cura y le pagas cuando te ha curado.

  • Un abogado defiende y le pagas cuando tu defensa legal tiene éxito.

  • ¿Por qué le pagas a un organizador?, ¿qué debería entregarte?

Un evento organizado no es un evento bonito, y tampoco un evento bonito es un evento útil.

En entregable de la organización es continuidad. Decimos que algo está organizado cuando es continuo, cuando fluye y desorganizado cuando es discontinuo, cuando se detiene una y otra vez.

Un evento organizado es aquel que fluye durante la ejecución de sus programa, independientemente de que sea bonito o útil.

Un organizador es quien construye condiciones de continuidad en situaciones de discontinuidad.

Cuando tu contratas a un organizador de eventos, lo haces para que le de continuidad a lo que pase dentro del evento.

Por ejemplo, si el clima organizacional de tu negocio está desgastado y decides hacer una convención, el organizador de eventos no será quien consiga el hotel y se encargue de ir por los participantes al aeropuerto, eso solamente forma parte de una plataforma funcional del evento. Un organizador profesional de eventos será quién te ayude a diseñar un programa a partir del cual, lo que pase en el evento tenga continuidad en la vida del negocio y detone secuencias a partir de los mensajes, las actividades y los rituales confeccionados en el programa.

Un evento es . . .

La puesta en escena de un momento único e irrepetible, que vivirá para siempre en el corazón de las personas, al cual querrán regresar toda su vida y solamente podrán hacerlo a través de los recuerdos y las sensaciones evocadas por . . . .

La luz

Los espacios

Los aromas

Los sabores

Los colores

Las texturas

Los eventos son la tinta con la que grabamos el corazón.

Image by Manyu Varma

Un organizador profesional  de eventos es . . . 

Una persona que cuenta con los conocimientos y en función a ellos  ha refinado hábitos y habilidades, para contar y darle vida a las historias a través de un guión no escrito en el que:

Ambientes

Invitados

Anfitriones

 . . . se funden como escenografía y coreografía de aquello capaz de transformar y darle continuidad a todo lo que mueve a una persona, a una pareja, a una familia, a una empresa, a un pueblo, a la humanidad.

Un organizador NO ES

Alguien que pone "bonito" un lugar.

Alguien que solamente une proveedores, absorbe actividades y se encarga de coordinar un programa, dejando escapar la sutil pero poderosa esencia del momento.

Esto es lo que un cliente entiende que es un organizador de eventos, porque es lo que la oferta en el mercado ofrece.

Es nuestra obligación abrir los ojos y el corazón de las personas que llegan al encuentro con nosotros, para dejar sembrada la inquietud de lo que su evento puede ser, si se hace bien.

Vector del partido
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